Der zentrale Administrator (ZA)

Die strukturelle Voraussetzung

Aus organisatorischen Gründen kann es vorkommen, dass einer Behörde weitere, eigenstän‐ dige Behörden zugeordnet werden. Das kann beispielsweise in einem formal hierarchisch strukturierten Behördenverständnis begründet sein, welches systemseitig wiedergespiegelt werden soll. Gleichwohl kann es aber auch auf rein pragmatischen Gesichtspunkten beruhen, da die zugeordneten Behörden über keine selbständigen Beschaffungseinheiten verfügen wollen oder können. Solche strukturellen Stufungen von Behörden schaffen erst die Voraussetzung für die Ein‐ richtung zusammenfassender Funktionen. Für diese Konstellationen steht der zentrale Administrator zur Verfügung. Ihm ist es möglich die Aufgaben eines lokalen Administrators sowohl in der eigenen Behörde als auch in den einbezogenen Behörden zu übernehmen, ohne dass in den beigeordneten Einheiten eine eigene, lokale Administratorenrolle zwingend vergeben werden muss.

Die inhaltliche Ausgestaltung der Rolle des ZA

Der zentrale Administrator ist ein Intermediär. Grundsätzlich kann die Funktion des zentra‐ len Administrators damit beschrieben werden, dass er jeweils einen lokalen Administrator für verschiedene Behörden darstellt, was jedoch in einer Position zusammengefasst wird. Sämtliche Funktionen des lokalen Administrators stehen dem zentralen Administrator voll‐ umfänglich zur Verfügung, um sowohl eigene als auch strukturell zugeordnete Behörden zu betreuen ‐ nicht mehr. Konsequenterweise und um einen gewissen Missbrauch vorzubeu‐ gen, kann der zentrale Administrator folglich keine Behörden anlegen und auch keine Behörden strukturell verschieben. Um als zentraler Administrator wirken zu können müssen, neben der Rechtezuteilung, auch jener Behörde, in der der zentrale Administrator beheimatet ist, weitere Behörden strukturell zugeordnet werden. Die Administrationsrechte beziehen sich dabei ausschließlich auf die Beheimatungsbehörde und die strukturell darunter zugeordneten Behörden im Top‐ down Verfahren. Eine umgekehrte Administration ist nicht möglich. Indes kann in der Behörde des zentralen Administrators auch ein lokaler Administrator benannt werden, dessen Funktion sich allerdings lediglich auf diese Behörde erstreckt, unter der er konkret angelegt wurde. Die Entfaltung der Rechte im Top‐down Verfahren außerhalb der Beheimatungsebene ist hier nicht gegeben.

HINWEIS: Die Anlage, Ausgestaltung und Änderung solcher Behördenstrukturen – wobei hier nicht die Ausdifferenzierung einer Behörde in diverse Organisationseinheiten gemeint ist – wird auf Wunsch und in Abstimmung mit den entsprechenden Behörden ausschließlich durch die Globaladministration im BeschA durchgeführt.

Zusätzliche Bearbeitungssichten des ZA

Dem zentralen Administrator stehen für seine Tätigkeiten einige Sichten zur Verfügung, die die Verwaltung derjenigen Behörden sicher und einfach gewährleisten sollen, für die er zuständig ist. Inhaber der zentralen Administrationsrechte finden in der Navigationsleiste oben links ein Drop‐down Menü. Es steht bei der Anmeldung initial auf »Behörden« und zeigt in der darunterliegenden Übersicht alle diejenigen Behörden an, auf die der Administrator zugriffsberechtigt ist. Durch einen Doppelklick auf eine [Behörden‐Zeile] gelangt der zentrale Admin in die Detail‐ ansicht der gewünschten Behörde. Es handelt sich sodann um die gleiche Darstellung, die auch dem lokalen Administrator zur Verfügung steht und bearbeitet werden kann (siehe Kapitel 4.1 ebenda).

Einstiegsbildschirm ‐ beispielhafte Behördenübersicht eines zentralen Administrators

Das Drop‐down Menü in der Navigationszeile bietet dem zentralen Administrator noch weitere Funktionen. Öffnen Sie die Liste mit einem Klick auf den Abwärtspfeil und treffen Sie danach eine Auswahl.

Funktionsauswahl eines ZA

In der Übersicht »Organisationsstruktur« kann die strukturelle Gliederung sowohl der eigenen als auch der zugeordneten Behörden, mit ihren jeweiligen OEn kontrolliert werden. Hierzu können die links in den Zeilen angeordneten Knotensymbole gedrückt werden, wobei [+] eine tieferliegende Struktur öffnet und [‐] sie wieder schließt.

HINWEIS: Um einer gewissen Beliebigkeit der Rollenvergabe vorzubeugen wird die Rolle des zentralen Administrators ausschließlich auf Antrag durch den globalen Administrator vergeben.

exemplarische Übersicht einer Organisationsstruktur

In der Übersicht »Benutzer« sieht der zentrale Administrator alle Anwender sowohl der eigenen als auch der zugeordneten Behörden in einer übersichtlichen Liste. Durch die Anwahl einer [Benutzer‐Zeile] durch Doppelklick gelangt man in die Detailansicht des gewünschten Benutzers. Es handelt sich sodann um die gleiche Darstellung, die auch dem lokalen Administrator zur Verfügung steht und bearbeitet werden kann (siehe Kapitel 4.1 ebenda).

Um einen neuen Nutzer anzulegen, hat der zentrale Administrator die Möglichkeit diesen direkt aus der Übersicht heraus hinzuzufügen, ohne zuvor erst in die entsprechende Behörde wechseln zu müssen. Hierzu wählt er die Schaltfläche [Hinzufügen] in der Übersicht. Die Anlage selbst erfolgt nach bekanntem Schema (vergleiche 4.1.2.1). Der einzige Unterschied besteht darin, dass es bei den »Identifikationsdaten« nun ein Auswahlfeld hinter der „Behörde“ gibt, das sonst fest befüllt ist mit der Behörde, in der man sich gerade befindet. Hier muss die Auswahl nun manuell erfolgen.

exemplarische Benutzer Liste aus Sicht eines ZA

Benutzer Anlage aus der Übersichtsliste heraus