Ex-ante Meldung übernehmen oder übergeben

Die eingehenden Ex-ante Meldungen können durch alle Beschaffer der Ziel-Organisationseinheit der Ex-ante Meldung durch Übernahme bearbeitet werden. Die initiale Zuordnung der durch Bedarfsmelder abgegebenen Ex-ante Meldungen zu empfangenden OE erfolgt anhand der administrativen Konfiguration von Zuständigkeiten der Beschaffungsstellen-OE für Produktkatgeorien bzgl. der verschiedenen Vorgangstypen (Abfrage- und Meldetypen) - Zuständigkeiten von Beschaffungsstellen.

Meldungen, die einer Beschaffungsstellen-OE, zugeordnet sind, können durch jeden Beschaffer der gleichen Organisationseinheit zur Bearbeitung übernommen werden können.

Hinweis: Auch wenn die meldende OE selbst eine Beschaffungsstelle ist, muss sie die Meldung, wie jede andere Standard-OE auch, auf Bedarfsmelderseite abgeben, damit diese für die zuständige OE auf der Beschaffungsstellenseite sichtbar wird und dort durch einen Beschaffer übernommen werden kann. Dies trifft auch dann zu, wenn die meldende Beschaffungsstelle selbst für Hauptkategorie der Meldung als initialer Empfänger nach Abgabe der Meldung zuständig ist. Hier verhält sich das System also immer gleich - unbhängig davon wer die abgebende OE auf Bedarfsmelderseite und wer die empfangende OE auf Beschafferseite ist.

Bei Übernahme hat der Beschaffer die Möglichkeit einen Kommentar einzutragen.

Bei Übergabe muss der Beschaffer die Ziel OE sowie den gewünschten Nutzer angeben, der die EXM weiter bearbeiten soll. Zudem hat der Beschaffer die Möglichkeit einen Kommentar einzutragen.

Hat der Beschaffer eine Ex-ante Meldung übernommen oder wurde ihm diese durch einen anderen berechtigten Nutzer zugewiesen, ist dieser der EXM als Fachbetreuer zugeordnet. War der EXM vor der Übernahme / Zuweisung kein Fachbetreuer zugeordnet, wechselt diese vom Zustand „Eingegangen“ in den Zustand „in Bearbeitung“. Im Anschluss geht eine Benachrichtigungs-E-Mail an den vorher zuständigen Beschaffer, in der

• der EXM-Titel und –Nummer

• ein Kommentar zur Übernahme (falls angegeben)

• ein Link zur EXM

mitgeteilt wird.