Neue Teilnahme anlegen (BRM, BES, TBRM, TBES)

Der Bedarfsträger hat in der Rolle des Bedarfsmelders die Möglichkeit den Rückmeldeprozess zu einer Abfrage zu starten bzw. eine [Teilnahme zu einer Abfrage] anzulegen, um Bedarfe bzgl. der in der Abfrage erhobenen Positionen zu melden und/oder Fragen des mit der Abfrage veröffentlichten Fragenkatalogs zu beantworten.

Für den Rückmeldeprozess ist in der Navigationsleiste in den Bereich Bedarfsträger > Abfragen zu wechseln. Die anschließende, filterbare Übersicht von Abfragen zeigt die veröffentlichten Abfragen, deren Details auch hier durch Klick auf die Zeile der Abfrage eingesehen werden können (vgl. Kapitel Übersichten zu Abfragen (BE, BV, TBE, TBV)).

Es gibt diverse Voraussetzungen, wann eine Teilnahme an einer Abfrage für einen Bedarfsmelder möglich ist und wann bzw. warum nicht. Ob eine Teilnahme an einer Abfrage noch möglich ist, wird dem Bedarfsmelder in der Abfrage-Übersicht kenntlich gemacht (vgl. Übersichten zu Abfragen (BE, BV, TBE, TBV)). Zudem werden die Gründe, die eine Teilnahme (aktuell) verhindern, im Info-Bereich der Abfrage-Detailansicht für den Bedarfsmelder aufgeführt. Ist die Teilnahme noch möglich, kann der Bedarfsmelder über die Schaltfläche [Teilnehmen] eine Teilnahme zu der Abfrage anlegen.

In die Detailansicht einer Abfrage gelangt man als Bedarfsträger, indem man in der Abfragenübersicht eine Abfrage von Interesse anklickt. Hier werden dann Details zu den Stammdaten (inklusive der Rückmeldefrist), die Kontaktdaten des Fachbetreuers und, je nach Gestaltung der Abfrage, den erhobenen Produkten/Leistungen und dem Fragenkatalog angezeigt, sowie relevante Dateien zum Herunterladen angeboten. Wurde der Teilnehmerkreis von der erhebenden Beschaffungsstelle beschränkt, so bekommt der Nutzer dies in der Statusmeldung angezeigt.

Auf dieser Grundlage kann sich der Bedarfsträger entscheiden, ob er weiteres Interesse an der Abfrage hat und über die Schaltfläche [Teilnehmen] den Rückmeldeprozess startet.

Nach dem Anklicken der Teilnahme‐Schaltfläche erscheint ein Bestätigungsdialog mit einem Auswahl‐Menü, bei dem der Nutzer diejenige OE auswählen muss, in deren Namen er handeln will an der Abfrage teilnehmen will. Angeboten werden dabei nur diejenigen OEn, denen der Nutzer zugeordnet ist und die noch berechtigt sind, an der Abfrage teilzunehmen.

Die Auswahl der OE wird über die Schaltfläche [Teilnehmen] bestätigt und damit eine neue Teilnahme mit dem Status in Vorbereitung angelegt, der der Nutzer als aktueller Bedarfsmelder zugeordnet ist. Die zuvor gewählte OE erscheint als meldende Einheit im Vorgang. Die erfolgreiche Anlage der Teilnahme wird durch eine entsprechende Erfolgsmeldung bestätigt.

Mit der Teilnahme wird auch eine neue BET-Vorgangsnummer generiert. Von der zugrundeliegenden Abfrage erbt die Teilnahme ggf. auch die BA-Nummer (so vorhanden in der Abfrage), die Teil der Vorgangsnummer der Teilnahme wird. Dies erleichtert das Identifizieren und Filtern/Suchen von Teilnahmen, die zu einer bestimmten Abfrage gehören.

Zu beachten sei an dieser Stelle, dass eine Teilnahme im Status in Vorbereitung automatisch abläuft, wenn die Rückmeldefrist ihrer zugehörigen Abfrage abläuft.

HINWEIS: Abhängig von der Abfrage (beschränkt vs offen) und dem Abfrage-Level (Haupt-Abfrage vs Sub-Abfrage) kann der Rückmeldeprozess nur einmal pro Behörde oder einmal pro teilnahmeberechtigter OE gestartet werden. Ein kollaboratives Arbeiten innerhalb der gleichen OE einer Teilnahme ist durch Übernehmen und Übergeben des Vorgangs möglich, solange die Teilnahme noch nicht abgegeben wurde (d.h. sie sich im Status in Vorbereitung befindet). Die Freigabe bzw. Abgabe selbst kann jedoch ausschließlich durch den zugeordneten Bedarfsmelder erfolgen - d.h. mit Übergabe/Übernahme einer Teilnahme wechseln auch die Abgaberechte an den neuen Bedarfsmelder.