Bearbeitungen von gemeldeten Bedarfen

Neben dem direkten Abschluss von Bedarfen (vgl. Kapitel Abschluss der Bedarfe einer EXM) können Beschaffer in BM weitere vorgeschaltete Aktivitäten auf gemeldeten Bedarfen von Bedarfsträgern durchführen.

Die dabei möglichen Aktionen sollen Beschaffer dabei unterstützen, die gemeldeten Bedarfe zu einem Abschluss zu führen, bei dem idealerweise der Bedarf des Bedarfsträgers auf die ein oder andere Weise gedeckt wird.

Vorbereitung von Bedarfen für Ausschreibungen

Kann ein gemeldeter Bedarf nicht direkt qualifiziert abgeschlossen werden, da es z.B. vorhandene Mittel gibt, um den Bedarf zu decken (z.B. in Form von Einzel- oder Rahmenverträgen), haben Beschaffer die Möglichkeit, den Bedarf über Vergabevorbereitungen im BET für Ausschreibungen vorzubereiten und nachgelagert über die aus erfolgten Ausschreibungen resultierenden Verträgen final abzuschließen.

Hierfür gibt es im BET die Möglichkeit, Bedarfe in Leistungsverzeichnissen von Vergabevorbereitungen/Vergabeverfahren (VV) zu bündeln und damit entsprechende Ausschreibungen in externen Vergabemanagementsystemen (VMS) vorzubereiten(vgl. Kapitel Vergabeverfahren bzw. Vergabevorbereitungen (VV)).

Ableitung von Bedarfen

Voraussetzung für die Bündelung in einem VV ist, dass ein Bedarf vergabereif ist. Dies bedeutet, dass ein Bedarf derart (aus)spezifiziert ist, dass er als Position eines Leistungsverzeichnisses im Rahmen von Vergabeverfahren zur Angebotseinholung von Bietern verwendet werden kann. Da dies nicht immer für gemeldete Bedarfe von Bedarfsträgern gegeben ist, kann es nötig, dass die Beschaffungsstelle hierfür Änderungen vornehmen muss. Dazu gehören:

  • Anpassungen der Details eines gemeldeten Bedarfs (wie z.B. die Beschreibung)

  • die Ausspezifizierung bzw. Konkretisierung eines nur grob oder abstrakt beschriebenen Bedarfs (wie z.B. die Aufschlüsselung eines komplexen Bedarfs in konkret zu beschaffende Einzelteile/-komponenten)

Um eine bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Aktivitäten einer Beschaffungsstelle auf den gemeldeten Bedarfen eines Bedarfsträgers zu gewährleisten, darf diese keine inhaltlichen Änderungen an den Bedarfen vornehmen, sondern diese nur qualifiziert abschließen und ggf. vorher in VV bündeln, um sie „as is“ in eine Ausschreibungen zu übernehmen (vgl. oben). Sind inhaltliche Änderungen wie oben beschrieben nötig, um vergabereife Bedarfe aus den gemeldeten Bedarfen des Bedarfsträgers abzuleiten, kann der Betreuer eines Bedarfs diesen ableiten (über die entsprechende Aktion auf der Position im Bedarfsverzeichnis). Die abgeleiteten Bedarfe wiederrum können frei von dem aktuellen Betreuer aus Beschaffungsstellen-Seite bearbeitet.

Folgende Aktionen sind für abgeleitete Bedarfe abhängig von ihrem Status für den aktuellen Betreuer des Bedarfs möglich:

  • Bedarfs-Status in Bearbeitung

    • Bedarf bearbeiten

    • Bedarf auf vergabereif setzen

    • Bedarf löschen

    • Bedarf direkt abschließen

  • Bedarfs-Status vergabereif

    • Bedarf zurück auf in Bearbeitung setzen

    • Bedarf direkt abschließen