Bedarfsmeldung anlegen
Zur Anlage eines neuen Meldevorgangs vom Typ Bedarfsmeldung (BM) klicken Sie auf die rechts oben befindliche Schaltfläche [Neue Bedarfsmeldung] auf der Übersichtsseite Bedärfsträger > Meldungen.
Weitere Details zum allgemeinen Vorgehen bei der Erstellung einer Meldung finden Sie im Kapitel Neue Meldung anlegen (BM, EXM, PV).
VS-NfD
In BM haben Sie neben den allgemeinen Stammdaten einer Meldung zusätzlich noch die Möglichkeit, die BM als „Verschlusssache - Nur für den Dienstgebrauch“ (VS-NfD) zu deklarieren.
Auf diese Weise deklarierte BM werden in den Übersichten und Detailansichten separat gekennzeichnet:
in den Meldungs-Übersichten sind VS-NfD-BM über die Typ-Spalte erkennbar und filterbar
in den Detailansichten sind VS-NfD-BM an einer entsprechenden Markierung am Status erkennbar, sobald sie abgegeben wurden und sich nicht mehr „in Vorbereitung“ beim Bedarfsmelder befinden
Bis auf diese visuelle Kennzeichnung und die separate Filterbarkeit von BM hat die VS-NfD-Markierung aber keine weitere Auswirkung auf die Sichtbarkeit der BM oder auf die darin möglichen ausführbaren Aktionen.
BA-Nummer BM erhalten im Gegensatz zu den anderen Meldetypen (EXM, PV) zusätzlich zur internen BET-Nummer eine BA-Nummer, die einer externen Beschaffungsauftragsnummer entspricht und auch in anderen Systemen zur Identifikation der zugehörigen Bedarfe bzw. der zugehörigen Bedarfsmeldung im BET dient (z.B. in sich aus BM ergebenden Vergaben).
Weitere BM-spezifische Daten
Nach dem [Anlegen] der Bedarfsmeldung werden neben dem Panel zur Erfassung des Bedarfsverzeichnisses und dem Hochladen von Anhängen zur BM zahlreiche weitere Erfassungsbereiche sichtbar:
Kontaktdaten der Ansprechpartner/in, Fachreferat
Kontaktdaten der Ansprechpartner/in, Haushalt
Angaben zur Bereitstellung von Haushaltsmitteln
sonstige Vermerke
Kontaktdaten Ansprechpersonen eintragen
Das Ausfertigen einer Bedarfsmeldung erfordert vom Bedarfsträger die Angabe wichtiger, vorgangsbezogener Ansprechpersonen. Dabei handelt es sich einerseits um einen Kontakt im Fachreferat, der die zu meldenden Positionen inhaltlich beurteilen kann. Andererseits ist ein maßgeblicher Kontakt des Haushaltsreferates zu benennen, das für die meldungsbezogene Mittelbereitstellung verantwortlich zeichnet. Alle genannten Kontakte sollten mit dem Vorgang vertraut sein, um ggf. Nachfragen beantworten zu können. Diese Angaben sind allesamt obligatorisch.
Haushaltsdaten
Ein weiterer, wesentlicher Baustein bei der Erstellung einer Bedarfsmeldung sind die Ausführungen über die zu bindenden Haushaltsmittel. Wie zuvor, sind auch bei dieser Rubrik sämtliche Felder Pflichtfelder, die komplett ausgefüllt werden müssen.
An der zuvor bezeichneten Stelle ist der haushalterische Ansatz für das aktuelle Haushaltsjahr ‐ inklusive der Umsatzsteuer ‐ verpflichtend einzugeben. Das laufende Jahr wird dabei automatisch links neben dem Eingabefeld ausgewiesen.
Eine vollständige Aufteilung des Bruttobetrages der BM ist ebenfalls möglich, indem rechts, neben der aktuellen Eintragung, der Knopf [+] gedrückt und damit ein neues Haushaltsjahr zugänglich gemacht wird. Durch erneutes [+] drücken können die Haushaltsjahre beliebig erweitert werden. Gleichzeitig erscheint jetzt auch eine [‐] Schaltfläche, mittels derer die angezeigten Perioden aber auch wieder verringert werden können.
Unterhalb der angelegten Positionen wird die Summe aller, in den gewählten Haushaltsjahren eingetragenen Einzelbeträge als „verfügbare Haushaltsmittel“ dem gemeldeten Volumen der Gesamtmeldung gegenübergestellt.
Sonstige Vermerke
Seitens des Bedarfsträgers sind zahlreiche sonstige Anmerkungen, Bestätigungen oder Erklärungen notwendig, um eine Bedarfsmeldung erfolgreich und rechtskonform formulieren zu können. Diese Vermerke sind unter einer eigenen Rubrik zusammengefasst. Sie sind entsprechend der gemeldeten Bedarfsinhalte zu verifizieren und werden als fester Bestandteil der gesamten Bedarfsmeldung mit abgegeben.