Meldung abgeben

Entsprechen die Angaben in der Meldung den Bedarfsabsichten des Bedarfsmelders, so kann die Meldung abgegeben werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Meldung den Status in Vorbereitung aufweist, alle verpflichtenden Stammdaten erfasst wurden (mit * und ** markiert) und mindestens eine Position der Meldung hinzugefügt wurde.

Die Freigabe der Meldung erfolgt durch einen Klick auf die Schaltfläche [Abgeben]. Wurde in den Stammdaten die Option Produktfestlegung erforderlich mit „Ja“ gewählt (wenn vorhanden), so muss der Bedarfsmelder bei Abgabe der Meldung eine zugehörige Erklärung zur erforderlichen Produktfestlegung innerhalb der Meldung im sich dann öffnenden Bestätigungsdialog abgeben. Wurde die Option nicht gewählt (bzw. mit „Nein“ angegeben), ist diese Erklärung nicht Teil des Dialogs zur Bestätigung der Abgabe der Meldung.

Nach der Abgabe der Meldung wechselt diese in den Status abgegeben und kann nicht mehr vom Bedarfsmelder modifiziert werden. Gleichzeitig wird die für die angegebene Hauptkategorie der Meldung verantwortliche Beschaffungsstelle per E‐Mail über den Eingang der der neuen Meldung informiert (falls eine Mail-Adresse für die OE administrativ gepflegt ist - ansonsten erhalten alle Mitglieder der OE eine gesonderte Info-Mail). Ab jetzt stehen die Meldungsinhalte den dortigen Beschaffern zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Hinweis: Auch wenn die meldende OE eine Beschaffungsstelle ist, muss sie die Meldung, wie jede andere Standard-OE auch, auf Bedarfsmelderseite abgeben, damit diese für die zuständige OE auf der Beschaffungsstellenseite sichtbar wird. Dies trifft auch zu wenn die meldende Beschaffungsstelle selbst für Hauptkategorie der Meldung als initialer Empfänger nach Abgabe der Meldung zuständig ist.

Sobald ein Beschaffer die Meldung zur Bearbeitung übernommen hat, wechselt diese in den Status in Bearbeitung und der aktuelle Bedarfsmelder der Meldung wird darüber per Mail informiert. Die Meldung verbleibt nun solange im Status in Bearbeitung bis die Beschaffungsstellenseite alle gemeldeten Bedarfe qualifiziert abgeschlossen hat. Der aktuelle Bearbeiter und Status der einzelnen Bedarfe der Meldung ist ab Abgabe der Meldung dafür immer im Panel Bedarfe durch Bedarfsträger mit Leseberechtigung für die Meldung einsehbar.

Wird ein einzelner Bedarf qualifiziert abgeschlossen, wird der aktuelle Bedarfsmelder der Meldung darüber per Mail in Kenntnis gesetzt. Die möglichen Abschluss-Status für Bedarfe differieren je nach Melde-Typ und werden entsprechend ihrer Konnotation farbig hervorgehoben:

• grün: positiver Abschluss

• rot: negative Abschluss

• grau: neutraler Abschluss

Bedarfe, die noch nicht final qualifiziert abgeschlossen wurden, werden mit einem gelben Status dargestellt. Damit ist innerhalb von Meldungen schnell ersichtlich, welche Bedarfe sich noch „im Beschaffungsprozess“ (Analyse, Auswertung, Ausschreibungsvorbereitung, u.ä.) befinden und welche Bedarfe bereits abgeschlossen sind.

Wird der letzte nicht final abgeschlossene Bedarf innerhalb einer Meldung abgeschlossen, wechselt auch deren Vorgangsstatus von in Bearbeitung auf abgeschlossen und der aktuelle Bedarfsmelder wird hierüber per Mail informiert.