Anwenderdokumentation für Bedarfsträger

Unter dem Begriff Bedarfsträger [der öffentlichen Hand] werden Behörden, Institutionen und sonstige Verwaltungen verstanden, die eine Nachfrage an einem konkreten Gut oder einer konkreten Dienstleistung haben. Sie ‐ bzw. Nutzer mit den Rechten eines Bedarfsträgers (Bedarfsmelder) ‐ können im Allgemeinen Bedarfsabfragen einsehen, Bedarfsrückmeldungen [Angabe des eigenen Bedarfs auf Bedarfserhebungen] und Bedarfseinschätzungen [unverbindliche Aschätzungen erwägbarer Quantitäten auf Bedarfsvermutungen] abgeben. Des Weiteren können Sie grundsätzlich auch Bedarfsmeldungen [Aufträge zur zentralen Beschaffung], ex‐Ante Meldungen [Anzeige zu intern geplanten Vergaben] sowie Produktvorschläge [vermutete Produkte für zentralisierte Bedarfsdeckungen] im Bedarfserhebungstool einstellen.

Nutzern wird die Rolle, mit den Rechten eines Bedarfsträgers, durch den jeweiligen lokalen Administrator zugewiesen. Im Wesentlichen verfügen Behörden nur die Hauptrolle des Bedarfsträgers, sofern sie nicht gleichzeitig auch als ZBT eingestuft sind. Im Hinblick darauf sind Bedarfsträger und Beschaffungsstelle (Beschaffer) klar voneinander abzugrenzen. Aktuell können aus Bedarfsträgersicht folgende Meldetypen unterschieden werden:

Reaktive, einstufige Bedarfsmitteilung (Die Bedarfsrückmeldung - BRM)

Sobald Sie in der Übersicht eine entsprechende Bedarfserhebung (BE) gefunden haben, die auch in Ihrer Behörde Relevanz besitzt, haben Sie die Möglichkeit Details zu der jeweiligen BE zu sichten und ggf. Bedarfe hierfür zu melden.

Reaktive, mehrstufige Bedarfsmitteilung (Die BRM mit vorgeschalteter/n Teilbedarfsrückmeldung/en - TBRM)

Hilfreich kann Ihnen bei einer Bedarfsrückmeldung das ergänzende Tool Teilbedarfserhebung (TBE) sein, welches integraler Bestandteil des BET ist. Es eröffnet Ihnen innerbehördlich die Gelegenheit die zugrundeliegende BE ohne Medienbrüche auf mehrere Schultern zu verteilen und die Abfrage näher an, eventuell auch dezentrale Bedarfsorte weiterzureichen.

Reaktive Unterstützung einer Vermutung (Die Bedarfseinschätzung - BES)

In Analogie zu Bedarfsrückmeldungen können Bedarfsträger zuweilen angefragt werden, ob ihrer Einschätzung nach Bedarf an denkbaren Produkten oder Dienstleistungen besteht und wie hoch dieser zu erwarten wäre. Diese Einschätzung gibt der Beschaffungsstelle eine Rückmeldung auf die von ihr eingestellte Bedarfsvermutung (BV), ohne aber den Melder in seiner Aussage zu binden.

Aktive Bedarfsmitteilung zwecks Eigenbeschaffung (Die ex‐ante Meldung - EXM)

Ferner können Sie, in der Rolle eines Bedarfsmelders ihrer Behörde, ‐ ohne externe Aufforderung ‐ hauseigene Bedarfe den zentralen Vergabestellen mitteilen, um anschließend eine Eigenbeschaffung hierfür durchführen zu dürfen. Diese Form der Bedarfsanzeige gilt teilweise nur in Bezug auf einzelne Produktkategorien und unterschiedliche Wertgrenzen. Ressortabhängig kann auch die Erteilung von formalen Dispensen über den BET notwendig werden.

Aktive Bedarfsmitteilung zwecks Zentralbeschaffung (Die Bedarfsmeldung - BM)

In gleicher Weise steht Ihnen der Weg offen, den behördeninternen Bedarf ‐ wie zuvor beschrieben ‐ aktiv mitzuteilen, mit dem Ziel der Bearbeitung und ggf. einer Einzelvergabe durch eine zentrale Vergabestelle. Dieser Weg steht aktuell nur den Geschäftsbereichsbehörden des BMI zur Verfügung. Bei entsprechender Zustimmung einzelner Ressorts, kann er jedoch gerne in weiteren Bereichen der Bundesverwaltung unmittelbar umgesetzt werden.

Aktive Äußerung einer Vermutung (Der Produktvorschlag - PV)

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, einen Vorschlag für ein noch nicht erfasstes Produkt abzugeben, dessen Beschaffung Sie zukünftig als nützlich erachten. Dieser Vorschlag geht mit keinerlei Verbindlichkeit einher und dient den Beschaffungsstellen lediglich als Information.

Nachfolgend wird die systembasierte Herangehensweise an die zuvor genannten Meldetypen mit dem Bedarfserhebungstool genauer beschrieben.

HINWEIS: Die in dieser Dokumentation beispielhaft dargestellten Verdingungstexte sind fiktiv und weisen keinen Bezug zu realen Beschauffungsvorgängen auf.