Weiterleitung von Bedarfsmeldungen

Wie im Kapitel Zuständigkeiten von Beschaffungsstellen beschrieben, können die Zuständigkeiten von Beschaffungsstellen so genannte Zuständigkeits- bzw. Meldeketten definieren:

Gibt es in einer übergeordneten Ebene der Organisationsstruktur eine weitere zuständige Beschaffungsstelle für die Produktkategorie einer BM, kann die aktuell bearbeitende Beschaffungsstelle die BM an die nächste zuständige Beschaffungsstelle in dieser Kette weiterleiten.

Hinweis: Das Weiterleiten von BM ist eine reine Beschaffungsstellen-seitige Aktion zur Sicherstellung von bestimmten Verarbeitsketten nachdem eine BM initial vom Bedarfsmelder abgegeben wurde. Beides: die initiale Empfänger-OE bei Abgabe einer BM durch den Bedarfsmelder, als auch weitere potentielle Empfänger/Bearbeiten-OE beim Weiterleiten durch Beschaffer werden ausschließlich über die konfigurierten Zuständigkeiten gesteuert. Das freiere und flexiblere Übergeben von Vorgängen auf Bedarfsmelder- und Beschafferseite ist hiervon getrennt zu betrachten (vgl. Übergeben von Bedarfsmeldungen).

Beim Weiterleiten einer BM wird der Fachbetreuer (und damit gleichzeitig auch der Arbeitsgruppenleiter - vgl. Kapitel Arbeitsgruppen in BM) der BM zurückgesetzt und die BM der neuen Beschaffungsstelle als fachbetreuende OE zugewiesen.

Alle Mitglieder der neuen zuständigen Beschaffungsstellen-OE bekommen eine Benachrichtigungsmail, über die neu eingegange BM und können die BM nach dem Pull-Prinzip zur weiteren Bearbeitung übernehmen. Zudem wird der Bedarfsmelder der BM per Benachrichtigungsmail über die Weiterleitung seiner BM an die nächste zuständige Beschaffungsstelle informiert.

Die Bedarfe innerhalb der BM, die aktuell vom Arbeitsgruppenleiter betreut werden, werden für die weitere Bearbeitung durch die nun neu zuständige Beschaffungsstelle „freigegeben“, in dem für diese Bedarfe der Betreuer zurückgesetzt wird. Alle sonstigen Bedarfe, die aktuell anderen Arbeitsgruppenmitgliedern als dem Arbeitsgruppenleiter zugewiesen sind, bleiben diesen weiterhin zugewiesen, so dass sie auch weiterhin durch diese Arbeitsgruppenmitglieder zugegriffen und bearbeitet werden können. Ist die weitere Bearbeitung der Bedarfe durch diese Arbeitsgruppenmitglieder nicht mehr gewünscht, können die Bedarfe durch andere Arbeitsgruppenmitglieder (z.B. dem neuen Fachbetreuer der nach der Weiterleitung zuständigen Beschaffungsstelle) übernommen oder an diese übergeben werden.