Teilnahme abgeben

Entsprechen alle Angaben in der Teilnahme den Bedarfsabsichten des Bedarfsmelders, so kann die Teilnahme abgegeben werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Meldung den Status in Vorbereitung aufweist und mindestens ein Bedarf mit einer Bedarfsmenge größer „0“ angegeben wurde (so denn Bedarfsmengen in der zugehörigen Abfrage erhoben werden) und alle Pflichtfragen des Fragenkatalogs beantwortet wurden (so denn ein Fragenkatalog Teil der zugehörigen Abfrage ist).

Wird eine Teilnahme in Vorbereitung nicht rechtzeitig vor Ablauf der Rückmeldefrist der zugehörige Abfrage abgegeben, wechselt sie automatisch in den Status abgelaufen und kann nicht mehr abgegeben werden. Wird die Rückmeldefrist vor dem Start der Auswertung der zugehörigen Abfrage durch die Beschaffungsstelle verlängert, wechselt der Status abgelaufener Teilnahmen wieder zurück in Vorbereitung und sie können wieder abgegeben werden.

Die Abgabe der Teilnahme erfolgt durch einen Klick auf die Schaltfläche [Abgeben] und wird durch eine entsprechende Erfolgsmeldung bestätigt. Die Teilnahme wechselt daraufhin in den Status abgegeben, in dem sie nicht mehr durch den Bedarfsmelder modifiziert werden kann.

Handelt es sich beim Inhalt der Abfrage um eine Rahmenvereinbarung mit Produktfestlegung (ersichtlich in den Stammdaten der Abfrage), so muss mit Abgabe der Teilnahme eine Erklärung der notwendigen Produktfestlegung des Bedarfsträgers bestätigt werden.

Diese Erklärung erscheint nach Abgabe der Teilnahme auch in der Detailansicht der Teilnahme in einem separaten Panel.

HINWEIS: Erst nach Abgabe der Teilnahmen durch Bedarfsmelder werden diese für Beschaffer mit Zugriffsberechtigung auf die zugehörige Abfrage sichtbar.

Als Fehlanzeige abgeben

Möchten Sie eine Teilnahme abgeben, trotz dem Sie keine Bedarfsmengen für die erhobenen Bedarfe angegeben haben, müssen Sie diese als Fehlanzeige abgeben. Fehlanzeigen werden explizit für kenntlich gemacht, so dass sie auf Beschaffungsstellenseite nicht weiter in der Auswertung und anschließenden Beschaffungsprozessen berücksichtigt werden. Sie signalisieren damit der Beschaffungsstelle, dass Sie die Abfrage zwar zur Kenntnis genommen haben, aber nicht weiter bzgl. der erhobenen Bedarfe berücksichtigt werden wollen bzw. sollen.

Bei aus der Abfrage entstehenden Rahmenverträgen werden teilnehmende Organisationseinheiten, die eine Teilnahme als Fehlanzeige eingereicht haben, standardmäßig nicht einbezogen.

Fortschreibung des Status abgebener Teilnahmen

Nach Abgabe einer Teilnahme, wird ihre Bearbeitung im Rahmen der übergeordneten Abfrage(n) automatisch durch Fortschreibung des Status der Teilnahme aktualisiert und gibt dem Bedarfsmelder damit Einblick in den aktuellen Bearbeitungsstand der Abfrage.

Folgende Status sind hierbei möglich (finale Status in Klammern):

• abgegeben: die Teilnahme wurde innerhalb der Rückmeldefrist eingereicht; die Auswertung der zugehörigen Abfrage wurde noch nicht gestartet

• aufgehoben (final): die zugehörige Abfrage oder eine übergeordnete Abfrage wurde aufgehoben und wird daher nicht mehr ausgewertet/weiterverarbeitet

• in Auswertung: die Auswertung der zugehörigen Abfrage wurde gestartet

• ausgewertet: die Auswertung der zugehörigen Abfrage wurde abgeschlossen; es sind konsolidierte Bedarfe entstanden, die jetzt auf Seite der Beschaffungsstelle weiterverarbeitet werden

• in Bearbeitung: die konsolidierten Bedarfe der zugehörigen Abfrage befinden sich in Bearbeitung

  • dieser Status bleibt solange bestehen, bis der letzte konsolidierte Bedarf der Abfrage abgeschlossen wurde

• Abfrage abgelaufen (final): die zugehörige Abfrage der Teilnahme ist eine Sub-Abfrage; diese wurde nicht rechtzeitig vor Ablauf der Rückmeldefrist der übergeordneten Abfrage ausgewertet oder das Ergebnis der Sub-Abfrage nicht rechtzeitig vor Ablauf der Rückmeldefrist der übergeordneten Abfrage als eigene Teilnahme an diese gemeldet

• in Weiterverarbeitung: die ausgewertete zugehörige Abfrage der Teilnahme ist eine Sub-Abfrage; die Ergebnisse der Sub-Abfrage werden als eigene Teilnahme an die übergeordnete Abfrage gemeldet und dort weiterverarbeitet

  • dieser Status bleibt solange bestehen, bis der letzte konsolidierte Bedarf der Abfrage abgeschlossen wurde

• abgeschlossen (final): der letzte konsolidierte Bedarf der Abfrage wurde abgeschlossen

Über automatische Status-Wechsel von Teilnahmen zu finalen Status wird der jeweilige Bedarfsmelder der Teilnahme per Mail informiert.