Neue Meldung anlegen (BM, EXM, PV)

Als Benutzer mit Rechten eines Bedarfsträgers haben Sie die Möglichkeit, Meldungen unterschiedlichen Typs (BM, EXM, PV) anzulegen. Voraussetzung dafür ist, das es für die meldende OE des Bedarfsträgers mindestens eine Beschaffungsstelle gibt, die zuständig für den Meldetyp im Wirkbereich des Bedarfsträgers ist.

Zur Anlage eines neuen Meldevorgangs des gewünschten Typs, klicken Sie auf die rechts oben befindliche Schaltfläche auf der Übersichtsseite Bedärfsträger > Meldungen.

Es erscheint die Erfassungsmaske für die Stammdaten der neuen Meldung. Als Ersteller wird Ihre OE automatisch im Feld „meldende Organisationseinheit“ vorausgewählt, sofern Sie nur einer OE zugeordnet sind. Sind Sie mehreren OE zugeordnet, müssen Sie zur Anlage der Meldung die OE, für die Sie die Meldung bei der Beschaffungsstelle abgeben wollen, auswählen. Ein weiteres Feld, dass zur Anlage einer Meldung notwendig ist, ist die „Bezeichnung“, die dem Titel oder dem Betreff ihrer Meldung für die Beschaffungsstelle entspricht.

Sind die beiden voranstehenden Pflichtfelder zur Anlage einer Meldung gefüllt (mit einem * markierte Felder), kann grundsätzlich bereits die neue Meldung angelegt werden und erhält dabei eine neue interne laufende BET-Nummer. Alle weiteren in der Stammdatenerfassung angezeigten Pflichtfelder zur Abgabe einer Meldung (mit zwei ** markierte Felder) werden erst bei der Abgabe (nächster Schritt) der vollständigen Meldung validiert und weisen somit erst an dieser Stelle ggf. auf einen Fehler hin.

Nach dem [Anlegen] der Meldung liegt diese im Status in Vorbereitung vor. Fehlende Stammdaten auch jetzt noch ergänzt oder modifiziert werden. Ferner sind nun die Erfassungsbereiche für die Positionsdaten sichtbar und Dateianhänge können hinzugefügt werden. Die Kontaktdaten werden automatisch befüllt und leiten sich aus dem aktuellen Bedarfsmelder und der meldenden OE ab.

Während der Erstellung des Vorgangs hat es sich als hilfreich erwiesen, den aktuellen Stand zwischenzuspeichern. Dazu dient die Schaltfläche [Speichern]. Solange Sie nicht die Aktion [Abgeben] ausführen, ändert sich der Status der Meldung nicht und die zuständige Beschaffungsstelle sieht die Meldung noch nicht. Eine spätere Fortführung der Bearbeitung auf Bedarfsrägerseite ist in dieser Phase noch jederzeit möglich.

Bedarfe in einer Meldung erfassen

Nachdem die Meldung grundhaft erzeugt wurde und solange sie noch in Vorbereitung ist, können auch die zugehörigen Produkte oder Leistungen der Meldung strukturiert erfasst werden. Standardmäßig sind bei einer Neuanlage keine Positionen für die Meldung vorhanden. Um das strukturierte Bedarfsverzeichnis aufzubauen, gehen Sie wie in Kapitel Aufbau strukturierter Bedarfsverzeichnisse beschrieben vor.

Dateianhänge einer Meldung beifügen

Neben der Erfassung eines Bedarfsverzeichnisses kann der Bedarfsmelder auch Anhänge zu einer Meldung hochladen, um damit ergänzende Informationen für die Beschaffungsstelle zum Vorgang zur Verfügung zu stellen. Gehen Sie dazu wie in Kapitel Anhänge in Vorgängen beschrieben vor.