Sub-Abfrage veröffentlichen
Der Entwurf der neuen TBE (siehe Schritt 4.2.1.1) kann nun veröffentlicht und an die zugeordneten Behörden/eigene Behörde versandt werden. Es besteht auch die Möglichkeit zur Zwischenspeicherung. Nach Überprüfung der Angaben können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche [Veröffentlichen] im oberen, linken Bereich des Fensters ein neues Fenster öffnen und weitere Detaileinstellungen zur TBE vornehmen. So können beispielsweise Fragebögen ausgeschlossen werden, sollten diese Teil der BE sein. Es besteht des Weiteren die Möglichkeit, durch das Setzen der entsprechenden Option, zugeordnete Behörden mit einzubeziehen. Dies bewirkt, dass die Teilbedarfserhebung zusätzlich zur eigenen Behörde auch an alle einzubeziehenden nachgeordneten Behörden versandt wird - je nach Wahl der Option entsprechend an
nur an direkt nachgeordnete Behörde
an alle nachgeordneten Behörden
Die zugehörige Behörden‐Struktur kann über den Strukturbaum eingesehen werden. Ihre Hinterlegung der Struktur erfolgt ausschließlich über den globalen Administrator im Beschaffungsamt.
Zusätzlich besteht die Option, die TBE zu beschränken. Dadurch schalten sich weitere Auswahlhaken an der rechten Fensterseite hinzu, wodurch die jeweiligen Organisationseinheiten zu‐ oder abgewählt werden können. Ist der Haken bei einer OE nicht gesetzt, so ist diese nach der Veröffentlichung nicht an der TBE beteiligt. Ist eine Organisationseinheit bei der Beschränkung nicht an- oder abwählbar, gibt ein Tooltip Hinweise auf die möglichen Gründe.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche [Veröffentlichen] wird das Fenster geschlossen und die TBE ist nun unter Teilbedarfserheber > Teilbefdarfserhebungen sichtbar.
Die Teilbedarfserhebung selbst liegt nun im Status „läuft“ vor, wohingegen sich der Status der BRM zu „in Teilbedarfserhebung“ ändert.
Das System versendet bei der Veröffentlichung automatisiert E‐Mails an folgende Benutzer:
Bedarfsträger, die ein Abo für die Produktkategorie der TBE haben und
Bedarfsträger, die zur selben Behörde oder zu direkt zugeordneten Behörden gehören (sofern die TBE für die Abfrage zugeordnete Behörden konfiguriert ist)
HINWEIS: Bei der Veröffentlichung einer TBE werden bereits angelegte BRM zu einer BE automatisch als TBRM dieser TBE zugeordnet (sogenanntes „Umhängen“). Das gilt für alle BRM die aus einer Organisationseinheit gemeldet wurden, welche zu einer Behörde gehört, die der TBE-Behörde direkt für die Bedarfserhebung zugeordnet wurde. Über das Umhängen wird per E‐Mail informiert, explizit mit dem Hinweis auf die Rückmeldefrist (falls die angelegte BRM noch nicht abgegeben wurde).