Organisatorischer Aufbau des BET

Der organisatorische Aufbau im BET richtet sich an einer Baumstruktur aus. Im Wesentlichen werden damit unterschiedliche Ebenen aufgespannt, die im Wechselspiel zwischen erheben, melden und planen sowie einer breiten Basis durch größtmögliche Offenheit und einer notwendigen Kontrolle hinsichtlich Plausibilität, Strategie und Haushalt ‐ bei weitreichender Flexibilität ‐ einen sicheren und zielgerichteten Prozessablauf gewähren.

Obgleich diesem Aufbau ein gewisser hierarchischer Charakter zugrunde liegt, stellt das BET nicht umfassend auf diesen Aspekt ab. Vielmehr können Reihungen und Zuordnungen der gelebten Realität oder pragmatischen Gründen geschuldet sein. Sie bilden dann keine rechtlichen Hierarchien nach, begründen aber auch keine. Grundsätzlich sind zunächst die tatsächlichen Verhältnisse für die organisatorische Einbindung ins BET maßgeblich, die jedoch im Rahmen des Möglichen auf Verlangen modifiziert werden können.

Ressorts

Als höchste Knoten in der Baumstruktur sind die »Obersten Bundesbehörden« im BET angelegt. Sie werden dort der Einfachheit halber unter dem etwas zu eng gefassten Terminus „Ressorts“ geführt. Die „Ressorts“ bilden nach innen eine Spange und definieren die Grenzen zu benachbarten Bereichen. Sie können nicht als Gesamtheit agieren und können ferner auch nicht aktiv administriert werden.

Behörden

Die nachfolgende Ebene bilden die sogenannten „Behörden“. Auch hier ist die Bezeichnung etwas verkürzt und folgt eher der Praktikabilität als der definitorischen Exaktheit des Inhalts. Neben den eigentlichen Behörden werden auch sonstige Institutionen abgebildet. Konkret finden sich hier neben Bundesoberbehörden beispielsweise auch Körperschaften, Anstalten, Stiftungen oder Institute. Auch die obersten Bundesbehörden tauchen hier erneut auf, diesmal allerdings ‐ anders als zuvor ‐ nicht als struktursetzender Rahmen, sondern als in sich geschlossene und für sich selbst handelnde Behörde. Sämtliche vorgenannten Stellen werden im BET anhand der Verwaltungsträgerschaft unterschieden in:

  • Verfassungsorgane

  • Unmittelbare Bundesverwaltung

  • Mittelbare Bundesverwaltung

  • Zuwendungsempfänger (institutionell und quasi‐institutionell), nicht unternehmerisch tätig

  • Zuwendungsempfänger (institutionell und quasi‐institutionell), unternehmerisch tätig mit Trennungsrechnung

  • Unternehmen mit Bundesbeteiligung, nicht unternehmerisch tätig

  • Unternehmen mit Bundesbeteiligung, unternehmerisch tätig mit Trennungsrechnung

  • Fraktionen

  • Sonstige

Im Allgemeinen werden die „Behörden“ alle auf einer einheitlichen Ebene angelegt. Wie bereits oben erwähnt kann es Gründe geben, die zu einer bestimmten Zuordnung und damit zu einer Stufung innerhalb des BET führen.

Ebenfalls grundsätzlich kann jede „Behörde“ im Rahmen des BET nur eine Rückmeldung („Behördenrückmeldung“) zu einer Bedarfserhebung abgeben. Es besteht somit eine Eins‐zu-Eins Relation zwischen zentraler Beschaffungsstelle ‐ als Emittent von Bedarfserhebungen ‐ und meldender Stelle. Wie im Fall beschränkter Bedarfserhebungen gibt es gleichwohl Ausnahmen hiervon.

Organisationseinheiten

Organisationseinheiten stellen eine weitere Ebene dar, die sich unterhalb der Behördenebene befindet. Organisationseinheiten sind immer fest an eine Behörde gebunden und können nicht selbständig im BET angelegt werden. Sie dienen der Aufgliederung einer Behörde und sollen so deren innere Gegebenheiten bzw. deren Aufbau widerspiegeln, um bei Bedarfserhebungen oder Bedarfsmitteilungen ein realitätsnahes Ergebnis zu liefern und um die Potentiale des BET – wie hier beispielsweise die Bedarfsermittlung am Ort der Entstehung – zu heben. Hierfür stehen administrativ verschiedene Wege zur Verfügung:

  • Häufigkeit

Je ausgeprägter und differenzierter Organisationseinheiten innerhalb einer Behörde etabliert werden, desto genauer sind Bedarfsermittlungen, da sich die Basis verbreitert und Schätzungen zurückgedrängt werden können.

  • Zuschnitt

Durch die An‐ und Abwahl von Produktkategorien (PK) ändert sich das Aufgabenfeld von Organisationseinheiten, da ihre Mitglieder jenseits der zugewiesenen Produktkategorien nicht mehr aktionsfähig sind. Als Teil dieses PK‐bedingten Zuschnitts kann dabei nochmals unterschieden werden in eine:

  • Zuständigkeit und Meldeberechtigung für »Abfragen« (Teil‐/Bedarfserhebungen und Bedarfsvermutungen mit den entsprechenden Rückmeldungen Teil‐/Bedarfsrückmeldung und Bedarfseinschätzung

  • Zuständigkeit, Meldeberechtigung und Empfänger für »Meldungen« (Bedarfsmeldungen, ex‐ante Meldungen, Produktvorschläge)

Prinzipiell kann im Rahmen des BET jede Organisationseinheit nur eine Bedarfsrückmeldung (Teilbedarfsrückmeldung) zu einer Bedarfserhebung (Teilbedarfserhebung) abgeben. Es besteht somit eine 1:1 Relation zwischen dem innerbehördlichen Teilbedarfserheber als Emittent von Teilbedarfserhebungen ‐ der später die zentrale „Behördenrückmeldung“ verfassen wird ‐ und den meldenden Organisationseinheiten.

Typen von Organisationseinheiten

Das BET unterscheidet 4 Typen von Organisationseinheiten (OE)

  • meldende OE (Standard): jede OE im System kann potentiell als meldende OE auftreten, d.h. an Abfragen teilnehmen oder eigene Meldungen einreichen, wenn es in ihr entsprechende Nutzer mit einer Bedarfsmelder-Rolle gibt und die OE durch die Konfiguration von zuständigen Beschaffungsstellen entsprechend teilnahme- bzw. meldeberechtigt ist (vgl. Zuständigkeiten von Beschaffungsstellen –> Implizite Teilnahme- und Meldeberechtigungen)

  • Beschaffer-OE: Nicht-System-OE können als Beschaffungsstellen deklariert und dabei über die Konfiguration von Zuständigkeiten ermächtigt werden eigene Abfragen durchzuführen und als Empfänger für Meldungen von Bedarfsmeldern zu fungieren (vgl. Zuständigkeiten von Beschaffungsstellen). Zudem können Nutzer mit einer entsprechenden Beschaffer-Rolle, die in Bedarfserhebungs- und Meldeprozessen ermittelten vergabereifen Bedarfe in Vergabevorbereitungen bündeln und an ein externes Vergabemanagementsystem - z.B. AI VERGABEMANAGER (AI VM) - übergeben/übertragen (vgl. Vergabeverfahren bzw. Vergabevorbereitungen (VV))

    • Je nach Einfluss-/Zuständigkeitsbereich werden hierbei zentrale Beschaffungsstellen (können innerhalb gesamten organ. Baumstruktur tätig werden) und dezentrale Beschaffungsstellen (können nur in ihrem organ. Teilbereich tätig werden) unterschieden - vgl. auch hierzu Zuständigkeiten von Beschaffungsstellen

  • Archiv-OE: Diese System-OE dienen als „Endlager“ für abgeschlossene Vorgänge (inkl. abgebrochene und aufgehobene Vorgänge), um den aktiven Arbeitsbereich (Übersichtslisten von aktiven Vorgängen) reduziert und damit fokussiert zu halten (vgl. Vorgang übergeben)