Erstmaliges Anlegen einer Bedarfserhebung

Als Benutzer*in mit Rechten einer Beschaffungsstelle haben Sie die Möglichkeit neue Bedarfserhebungen (BE) anzulegen. Dazu stellen Sie sicher, dass Sie sich im Arbeitsbereich [Abfragen] befinden. Stellen Sie zudem sicher, dass Sie Rechte einer Beschaffungsstelle besitzen. Dies können Sie nachprüfen indem Sie oben rechts auf Ihren Namen klicken. In dem ausgeklappten Menü muss [Beschaffungsstelle] ausgewählt sein.

Hier sehen Sie im ersten Schritt die Übersicht der Bedarferhebungen. Klicken Sie hier auf die rechts oben befindliche Schaltfläche [Neue Bedarfserhebung]. Die jeweilige BE liegt nach Anlage im Status „in Vorbereitung“ vor. Der Ersteller ist der neuen BE initial als Fachbetreuer (Fb) zugeordnet. Nach dem Anlegen einer neuen BE befinden Sie sich im Erfassungsmodus zur BE. Dieser besteht aus drei Teilbereichen [Stammdaten], [Bedarfe], [Fragen], [Dateianhänge], [Interne Dokumentationsvermerke] und [Kontaktdaten]. Durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche gelangen Sie in den jeweiligen Teilbereich. Initial ist nach dem Anlegen einer neuen BE die Stammdatenerfassung ausgeklappt, da diese Reihenfolge auch der empfohlenen Vorgehensweise entspricht. Eine abweichende Vorgehensweise ist aber dennoch möglich, beachten Sie jedoch bitte, dass bestimmte Erfassungsfelder entsprechende Stammdaten voraussetzen. Klicken Sie auf [Anlegen] um eine Bedarfserhebung im System anzulegen. Während der Erfassung der Stammdaten empfiehlt es sich, regelmäßig mit [Speichern] zwischenzuspeichern.

Ändert ein Nutzer, der nicht der aktuelle Fb der BE ist, diese, bekommt der aktuelle Fb der BE eine E-Mail mit den folgenden Informationen zugesendet:

• Änderungszeitpunkt

• Ändernder Nutzer

• Geänderte BE:

  • Vorgangsnummer

  • BE-Bezeichnung

  • Link zu Detail/Änderungs-Ansicht