Ansicht der und Interaktion mit den existierenden Teilnehmern und ihren Bedarfsrückmeldungen

Zu Bedarfserhebungen (BE) kann ein Bedarfsträger grundsätzlich Bedarfsrückmeldungen (BRM) abgeben. Darin kann er seine Bedarfsmengen zu abgefragten Produkten/Leistungen angeben und durch „Freigabe“ an den Fachbetreuer (Fb) (Beschaffungsstelle) der BE übermitteln. Die Teilnehmer einer BE werden deren Fb innerhalb der BE in einem gesonderten Bereich angezeigt.

Hinweis: Erst nach Abgabe der BRM durch Bedarfsträger werden BRM für den Fachbetreuer der BE sichtbar.

Jede BE enthält für die Beschaffungsstellenseite ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung in der Detailansicht diese Tabelle mit den aktuell für die BE abgegebenen Teilnahmen (BRM). Die Tabelle enthält dabei folgende Attribute zu jeder Teilnahme:

• Infos

  • ergänzende Infos zur BRM (z.B. ob es sich um eine Fehlanzeige handelt)

• Bedarfsträger

  • Pfad der meldenden Org.einheit innerhalb der Org.struktur

• Verwaltungsträger

  • Verwaltungsträger der Behörde der meldenden Org.einheit

• Adresse

  • Adresse der meldende Org.einheit falls gepflegt, ansonsten die Adresse der Behörde der meldenden Org.einheit

• Bedarfsmelder

  • Kontaktdaten zur meldenden Person

• Gesamtsumme

  • Gesamtsumme bzgl. aller gemeldeten Bedarfe im Rahmen der BRM

• Teilnahme

  • Infos zur Teilnahme selbst

    • interne Teilnahme-Nummer

    • Teilnahme-Status

    • ggf. ob eine Teilbedarfserhebung zur Ermittlung der gemeldteten Bedarfe durchgeführt wurde

• Aktionen

  • Aktionen, die der Fb auf den abgegebenen BRM durchführen kann

    • Teilnahme zurückgeben

    • Teilnahme ablehnen

    • Teilnahme als Fehlanzeige bzw. als Standard-Teilnahme deklarieren

Teilnahme zurückgeben

Solange die BE noch läuft und ihre Auswertung noch nicht begonnen hat, können abgegebene Teilnahmen durch den Fb der BE mit einem Kommentar zurückgegeben werden.

Nach erfolgter Rückgabe einer Teilnahme wird der Melder per Systembenachrichtigung hierüber informiert. Die zugehörige Systemmail an den Melder enthält auch den Kommentar des Fb zur Rückgabe.

Zurückgegebene Teilnahmen befinden sich wieder im Status „in Vorbereitung“ und können damit wie Teilnahmen, die noch gar nicht abgegeben wurden, bearbeitet und erneut abgegeben werden. Die Rückgabe einer Teilnahme ermöglicht damit dem Fb das Nachfordern von Änderungen innerhalb der Teilnahme (z.B. Anpassung von Bedarfsmengen im Bedarfsverzeichnis, Beantwortung von Fragen des Fragenkatalog), die originär durch den Melder durchgeführt werden sollen. Im Rahmen der Auswertung einer BE hat der Fb zusätzlich und final noch die Möglichkeit, die gemeldeten Bedarfsmengen selbst anzupassen (s. Auswertung einer Bedarfserhebung ).

Zurückgegebene Teilnahme sind wie jede andere Teilnahme „in Vorbereitung“ nicht mehr sichtbar für den Fb der BE (d.h. die Beschaffungsstellenseite).

Teilnahme ablehnen

Bis zum Abschluss der Auswertung einer BE kann deren Fb abgegebene Teilnahmen mit einem Kommentar ablehnen.

Nach erfolgter Ablehnung einer Teilnahme wird der Melder per Systembenachrichtigung hierüber informiert. Die zugehörige Systemmail an den Melder enthält auch den Kommentar des Fb zur Ablehnung.

Abgelehnte Teilnahme befinden sich im finalen Status „abgelehnt“ und können nicht mehr weiter inhaltlich durch Melder bearbeitet werden. Sie bleiben im Gegensatz zu zurückgegebenen Teilnahmen für den Fb der BE sichtbar. Abgelehnte Teilnahmen werden wie Fehlanzeigen nicht in den Übersichten der gemeldeten Bedarfsmengen und Antworten aufgeführt.

Teilnahme als Fehlanzeige bzw. als Standard-Teilnahme deklarieren

Bis zum Abschluss der Auswertung einer BE kann deren Fb abgegebene Standard-Teilnahmen mit einem Kommentar als Fehlanzeige deklarieren bzw. umgekehrt abgegebene Fehlanzeigen mit einem Kommentar als Standard-Teilnahme deklarieren.

Wie Bedarfsmelder (s. Teilnahme abgeben, hat so die Beschaffungsstelle die Möglichkeit, Teilnahmen von der weiteren Auswertung und anschließenden Beschaffungsprozessen (z.B. Ausschreibung und Rahmenvertragsbeschaffung) auszuklammern. Fehlanzeigen werden explizit als solche für die Beschaffungsstelle kenntlich gemacht und werden wie abgelehnte Teilnahmen auch, nicht mit in der Übersicht der gemeldeten Bedarfsmengen und Antworten aufgeführt.

Durch Umwidmung von Fehlanzeigen zu Standard-Teilnahmen, besteht für den Fb einer BE während der Auswertung der BE die Möglichkeit, den Teilnehmer doch noch als „echten“ Teilnehmer mit in die weitere Verarbeitung der BE aufzunehmen - z.B. hat der Fb während der Auswertung einer BE die Möglichkeit, die gemeldeten (bzw. bisher noch nicht gemeldeten) Bedarfsmengen von Standard-Teilnahmen selbst anzupassen (vgl. Anpassung der Bedarfsmengen eines bestimmten Teilnehmers durch den Fb).

Export der Teilnehmer einer BE

Die Liste der Teilnehmer und ihrer zugehörigen Stammdaten kann im CSV-Format exportiert werden (z.B. als Anhang / zur Aufbereitung für Ausschreibungen, die auf Grundlage der BE durchgeführt werden). Dazu gibt es im Panel „Teilnehmer“ unten rechts den Button als „CSV Herunterladen“.