Vergabeverfahren bzw. Vergabevorbereitungen (VV)
Vergabeverfahren bzw. Vergabevorbereitungen (VV) im BET sind ein Vehikel um vergabereife Bedarfe für Ausschreibungen vorzubereiten und in einem externen Vergabemanagementsystem (VMS) durchzuführen bzw. durchführen zu lassen. Das Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss der in der in der VV gebündelten Bedarfe - idealerweise durch Deckung der Bedarfe durch Verträge, die aus bezuschlagten Angeboten entstehen.
Für den Zeitraum der Durchführung des eigentlichen Vergabeverfahrens in einem externen VMS, können die Zwischenergebnisse und der Fortschritte des Vergabeprozesses im BET für die Bedarfsmelder transparent gemacht werden, deren gemeldete Bedarfe in der VV gebündelt wurden.
In diesem Zusammenhang gibt es zwei Möglichkeiten, den Fortschritt und das Ergebnis von Vergabeverfahren im BET widerzuspiegeln.
a) manuelles über nicht-verknüpfte VV b) automatisiert über verknüpfte VV
Der Fortschritt des Ausschreibeprozesses wird dabei über den Status der VV oder den Status der Lose des Leistungsverzeichnisses der VV an die Bedarfsmelder transparent gemacht, deren Bedarfe in der VV bzw. dem Los gebündelt sind. Dies geschieht durch Übertragung des jeweiligen Vergabe- oder Los-Status auf die gebündelten Bedarfe, so dass dieser in dem jeweiligen Quellvorgang, aus dem ein Bedarf stammt, sichtbar wird.
Folgende Verfahrens-Status sind dabei im BET repräsentierbar und werden über die in der VV gebündelten Bedarfe an die betroffenen Bedarfsmelder durch entsprechende Status-Übertragungen kommuniziert:
Status |
Beschreibung |
Bemerkung |
|---|---|---|
abgebrochen |
Die Vergabe wurde im BET abgebrochen |
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abgebrochen (im VMS) |
Die Vergabe wurde im VMS abgebrochen |
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abgeschlossen |
Die Vergabe wurde final im BET durch Abschluss des letzten enthaltenen Loses automatisch abgeschlossen |
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abgeschlossen (im VMS) |
Die Vergabe wurde im VMS abgeschlossen |
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Angebotsauswertung läuft (im VMS) |
Die Angebotsöffnung des Vergabeverfahrens wurde im VMS beendet und die Angebotsauswertung hat begonnen |
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Aufforderung zur Angebotsabgabe abgesandt (im VMS) |
Die Aufforderung zur Angebotsabgabe wurde im VMS an die ausgewählten Teilnehmer der Vergabe versandt |
nur bei beschränkten Verfahrensarten oder Verfahrensarten mit Teilnehmerwettbewerb |
aufgehoben (im VMS) |
Die Vergabe wurde im VMS aufgehoben |
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in Bearbeitung (im VMS) |
Die Vergabe befindet sich im VMS in Bearbeitung |
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in Vorbereitung |
Die Vergabe befindet sich im BET in Vorbereitung |
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Teilnehmerliste (im VMS) |
Die Teilnehmerliste des Vergabeverfahrens wurde im VMS festgelegt |
nur bei beschränkten Verfahrensarten oder Verfahrensarten mit Teilnehmerwettbewerb |
veröffentlicht (im VMS) |
Die Vergabe wurde im VMS veröffentlicht |
nur bei offenen Verfahrensarten |
veröffentlicht bzw. Aufforderung abgesandt (im VMS) |
Die Vergabe wurde im VMS veröffentlicht bzw. die Aufforderung zur Angebotsabgabe an die ausgewählten Teilnehmer versandt |
bei Mischverfahren (beschränkt/mit Teilnehmerwettbewerb und offen) |
veröffentlicht, Verfahrensart unbekannt (im VMS) |
Die Vergabe wurde im VMS veröffentlicht |
Verfahrensart ist dem BET aktuell unbekannt (Konfigurationsfehler?) |
Vorinformation veröffentlicht (im VMS) |
Die Vergabe wurde im VMS vorveröffentlicht |
Lose im Status „Los bezuschlagt (im VMS)“ müssen manuell durch den Fachbetreuer der VV abgeschlossen werden, um das aus dem Zuschlag resultierende Ergebnis (z.B. ein Einzelvertrag oder einer Rahmenvereinbarung) am Los im BET widerzuspiegeln und damit an die betroffenen Bedarfsträger zu kommunizieren.
Folgende Los-Status sind dabei im BET repräsentierbar und werden über die in den Losen des LV der VV gebündelten Bedarfe an die betroffenen Bedarfsmelder durch entsprechende Status-Übertragungen zusätzlich (neben den o.a. Verfahrensstatus) kommuniziert:
Status |
Beschreibung |
Bemerkung |
|---|---|---|
abgebrochen (im VMS) |
Das Los wurde im VMS abgebrochen |
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aufgehoben (im VMS) |
Das Los wurde im VMS aufgehoben |
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Auftrag erteilt (Einzelvertrag) |
Das Los wurde durch Zuweisung eines Einzelvertrages abgeschlossen |
nur für BET-VV „ohne KdB-Relevanz“ |
Auftrag erteilt (KdB-Rahmenvereinbarung) |
Das Los wurde durch Zuweisung einer KdB-Rahmenvereinbarung abgeschlossen |
nur für BET-VV „mit KdB-Relevanz“ |
Auftrag erteilt (Rahmenvereinbarung) |
Das Los wurde durch Zuweisung einer Rahmenvereinbarung abgeschlossen |
nur für BET-VV „ohne KdB-Relevanz“ |
bezuschlagt (im VMS) |
Das Los wurde im VMS bezuschlagt |