Zuständigkeiten von Beschaffungsstellen

Organisationseinheiten als zuständig für reaktive Verfahren (BE/BRM und BV/BES) zu definieren, sie also als Durchführer von Erhebungen bzw. sie als zuständig für aktive Verfahren (BM, EXM, PV) zu definieren, sie also als potentiellen Empfänger derartiger Vorgänge zu erklären, und dabei den Umfang der Zuständigkeit anhand von Produktkategorien zu bestimmen, ist originäre Aufgabe der Administration.

Die Konfiguration der Zuständigkeiten von Organisationseinheiten erfolgt im eigens dafür geschaffenen Bereich „Zuständigkeiten“ und muss dabei für jeden Vorgangstyp separat konfiguriert werden.

Zuständigkeiten für Abfragetypen (BE, BV)

Die Zuständigkeiten bei reaktiven Verfahren bzw. Abfragen (BE, BV) können nur von globalen Administratoren festgelegt werden, da sie eine Wirkung entfalten, die sich auf die komplette Bundesverwaltung erstreckt.

Verwaltung der Zuständigkeiten für BE auf Ebene der Bundesverwaltung

Konfiguration der konkreten Zuständigkeiten für BE einer zentralen Beschaffungsstelle

Die Zuständigkeiten für Abfragetypen bewirken, dass die konfigurierten Beschaffungsstellen für die durch sie zuständigen Produktkategorien Abfragen durchführen (d.h. veröffentlichen) können und prinzipiell jede Behörde damit erreichen können. Verschiedene Beschaffungsstellen können dabei auf einer Ebene für dieselbe Produktkategorie zuständig sein.

Abfragen im Einzugsbereich dezentraler Beschaffungsstellen

Grundsätzlich sind alle Organisationseinheiten der durch Abfragen erreichten Behörden an diesen teilnahmeberechtigt. Gibt es in Teilbereichen der Organisationsstruktur dezentrale Beschaffungsstellen-OEn, fungieren diese als Torwächter für ihre eigene und ggf. nachgelagerten Behörden. Die Abfrage ist in diesem Fall nur für die Torwächter-OE sichtbar und nur diese ist für ihren Teilbereich teilnahmeberechtigt. Die Torwächter-OE kann entscheiden die Abfrage für Ihre eigene Behörde (und ggf. nachgelagerte Behörden) durch Veröffentlichung einer zugehörigen Sub-Abfrage (also z.B. eine TBE zu einer BE) sichtbar zu machen und damit weitere OEn in ihrem Zuständigkeitsbereich zur Teilnahme an der Abfrage zu befähigen. Da es in jeder Behörde auf jeder Stufe eine dezentrale Beschaffungsstelle geben kann, kann sich dieses Torwächter-Prinzip über mehrere Stufen fortsetzen.

Zuständigkeiten für Meldetypen (BM, EXM, PV)

Zuständigkeiten bei aktiven Verfahren bzw. Meldungen (BM, EXM, PV) können von allen Administratoren (lokal, zentral, global) eingestellt werden.

Administratoren können dabei Zuständigkeiten von Beschaffungsstellen für die Beschaffungsstellen und nur auf den organisatorischen Ebenen definieren, auf die sie auch Zugriff haben:

• lokale Administratoren können also Zuständigkeiten von Beschaffungsstellen ihrer eigenen Behörde und nur auf Ebene ihrer eigenen Behörde einstellen

• zentrale Administratoren können für alle Beschaffungsstellen ihrer eigenen Behörde und Beschaffungsstellen nachgelagerter Behörde auf Ebene ihrer eigenen Behörde und allen ihr nachgelagerten Behörden Zuständigkeiten einstellen

• globale Administratoren können in der gesamten Organisationsstruktur (einschließlich dem Top-Level-Knoten der die gesamte Bundesverwaltung repäsentiert) Zuständigkeiten von Beschaffungsstellen setzen

Die kleinste organisatorische Ebene, für die eine Zuständigkeit einer Beschaffungsstelle dabei gesetzt werden kann, ist eine Behörde, d.h. es sind keine unterschiedlichen Zuständigkeiten für verschiedene Organisationseinheiten derselben Behörde definierbar.

Verwalten der Zuständigkeiten auf Ebene einer Behörde

Konfiguration der konkreten Zuständigkeiten für BM einer zentralen Beschaffungsstelle

Die Zuständigkeiten für Meldetypen bewirken, dass die konfigurierten Beschaffungsstellen für die durch sie zuständigen Produktkategorien Meldungen Empfänger sind. Die Zuständigkeiten wirken immer ab der organisatorischen Ebene, ab der sie gesetzt sind. Gesetzte Zuständigkeiten tiefere Ebenen überschreiben dabei Zuständigkeiten höherer Ebenen.

Auf einer Ebene kann immer nur eine Beschaffungsstelle für eine bestimmte Produktkategorie zuständig sein. So ist gewährleistet, dass es immer nur einen definierten Empfänger pro Produktkategorie für Meldungen gibt und der Bedarfsmelder hier keine Auswahl der empfangenden OE treffen muss. Auf der Organisationsebene „Ressort“ und „Bundesverwaltung“ können nur zentrale Beschaffungsstellen als zuständig konfiguriert werden. Auf der Ebene „Behörde“ können zusätzlich dezentrale Beschaffungsstellen zuständig sein.

Meldungen im Kontext dezentraler Beschaffungsstellen

Gibt es in einer Behörde eine dezentrale Beschaffungsstelle ist diese automatisch für alle Produktkategorien und alle Vorgangstypen (Abfragen und Meldungen) ab der organisatorischen Ebene ihrer Behörde zuständig. Dadurch fungiert sie für Meldungen ebenfalls als ein Torwächter (wie für Abfragen auch - vgl. oben), da Meldungen in ihrem Teilbereich (d.h. aus der eigenen Behörde und aus nachgelagerten Behörde) für alle Produktkategorien automatisch initial an sie gerichtet werden.

Ist eine Meldung bei einer Beschaffungsstelle eingegangen und gibt es in der Organisationsstruktur in einer übergeordneten Ebene eine weitere Beschaffungsstelle (dezentral oder zentral), die für dieselbe Produktkategorie der Meldung zuständig ist, kann die aktuell bearbeitende Beschaffungsstelle die Meldung an diese „übergeordnete“ Beschaffungsstelle weiterleiten.

Weiterleitung von Meldungen im Kontext zuständiger Beschaffungsstellen

Durch die Verteilung von Zuständigkeiten für Meldungen innerhalb der Organisationsstruktur können dadurch Zuständigkeits- und damit implizit auch Meldeketten abgebildet werden.

Beispiel einer Zuständigkeits- und Meldekette

Im Beispiel oben gibt es auf der Ebene der Behörde „BPOL“ und „BPOLD33“ jeweils eine dezentrale Beschaffungsstelle (DZBST-OE), die dadurch implizit für alle Produktkategorien für alle Vorgangstypen (also auch BM) ab ihrer Behörde zuständig sind.

Eine BM aus dem nachgelagerten Bereich von „BPOLD33“ (1) erreicht als erstes die für sie initial zuständige Beschaffungsstelle „BPLOD33/Basisreferat (Beschaffung)“ (2). Diese hat nach Empfang der BM nun die Wahl die Meldung eigenständig in ihrer Funktion als Beschaffungsstelle zu bearbeiten (inkl. Ausschreibungs- und Beschaffungsprozesse anzustoßen) und final abzuschließen oder (ggf. nach Teilbearbeitung) an die nächste zuständige Beschaffungsstelle „BPOLP/BPOLP REF 62 Beschaffung“ (3) weiterzuleiten. Diese hat dann als fachbetreuende Beschaffungsstelle dieselben Möglichkeiten wir die zuvor bearbeitende Beschaffungsstelle, d.h. die BM weiter zu bearbeiten (inkl. anstoßen von Ausschreibungs- und Beschaffungsprozessen auf ihrer Ebene) oder die BM ihrerseits an die nächste zuständige Beschaffungsstelle höherer Ebene weiterzuleiten.

Implizite Teilnahme- und Meldeberechtigungen

Teilnahmeberechtigungen an Abfragen und Meldeberechtigungen für Meldungen der verschiedenen Vorgangstypen ergeben sich für Organisationseinheiten immer implizit aus der Konfiguration von Zuständigkeiten von Beschaffungsstellen im Einzugsbereich der Organisationseinheiten wie oben beschrieben.

Die Existenz von Zuständigkeiten von Beschaffungsstellen für Abfragen (BE, BV) im Einzugsbereich einer Organisationseinheit bedingt dabei eine Teilnahmeberechtigung (BRM, BES) der Organisationseinheit an veröffentlichten Abfragen dieser zuständigen Beschaffungsstellen, während die Existenz von Zuständigkeiten von Beschaffungstellen für Meldungen (BM, EXM, PV) im Einzugsbereich einer Organisationseinheit eine Meldeberechtigung der Organisationseinheit an diese zuständigen Beschaffungsstellen nach sich zieht.