Externe Teilnahme

Sobald auf Seiten der Beschaffungsstelle eine Abfrage mit dem Status „läuft“ vorhanden ist, so kann über den „weitere Aktionen“ Button Teilnehmer eingeladen werden.

Anschließend erscheint ein Dialog, in dem die E-Mail-Adressen der Teilnehmer eingegeben werden können, extern wie auch im BET integrierte Teilnehmer.

Nachdem die Einladung der Teilnehmer erfolgte, erhalten die externen Teilnehmer folgende E-Mail-Benachrichtigung. Darin ist ein Link enthalten, der zusätzlich mit dem Kürzel „ep“ versehen ist, was die externe Teilnahme kennzeichnet - external participation

Wenn der externe Teilnehmer den Link öffnet, so kann dieser an der Abfrage teilnehmen.

Möchte der externe Teilnehmer an der Abfrage teilnehmen, so wird dieser nochmal explizit gefragt.

Infolgedessen wird der Bedarfsmelder automatisch von der Abfragen-Ansicht zu der Meldung, genauer externe Bedarfsrückmeldung, geleitet, die den Status „in Vorbereitung“ hat.

Über die „Aktionen“ im Panel „Bedarfe“ können wie üblich die „Bedarfe gesch. / gar.“ eingetragen werden.

Zusätzlich ist es notwendig, die Stammdaten auszufüllen, wie die Organisationsdaten, Kontaktdaten und Adresse.

Dabei gibt es Folgendes zu beachten:
Wenn der externe Teilnehmer zu einer KdB Behörde gehört, so wird entsprechend auch nur die Behörde zur Auswahl aufgelistet. Der Behördenname und die Behördenabkürzung werden automatisch vorbelegt und sind read only Felder. Analog dazu die Organisationseinheit.
Falls der externe Teilnehmer nicht zu einer KdB Behörde gehört, so ist die Behörden- und Organisationseinheitenauswahl manuell zu verwalten. Dazu gehört auch eine aussagekräftige Benamung der Behörde und Organisationseinheit sowie ein Abkürzungskürzel.
Der Nachteil hierbei ist, dass der externe Teilnehmer keinerlei Zuordnung im Organigramm hat, lediglich das Kontaktdatenmanagement ist möglich.

Sofern alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden, so kann die EBRM abgegeben werden.

Danach ändert sich der Status der EBRM zu „abgegeben“. Hier ist es auch möglich, die abgegebene EBRM zurückzuziehen, falls eine Teilnahme doch nicht mehr gewünscht ist oder sich bei der Abgabe Fehler eingeschlichen haben.

Wechseln wir nun wieder zu der Beschaffungsstellen-Ansicht, so ist jetzt die externe Teilnahme an der Abfrage im Panel „Teilnehmer“ erkennbar und mit einem Icon gekennzeichnet.

In den „Aktionen“ des externen Teilnehmers kann Folgendes ausgeführt werden:
Teilnahme ablehnen:
Zu beachten bei dieser Aktion ist, dass die Teilnahme nicht erneut bearbeitet und abgegeben werden kann.

Teilnahme zurückgeben:
Bei dieser Aktion hingegen kann die Teilnahme vom Bedarfsmelder wieder bearbeitet und abgegeben werden. Allerdings mit der Einschränkung, dass die Abfrage noch den Status „läuft“ haben muss.

Teilnehmer Kontaktdaten nachbearbeiten:
Hierbei öffnet sich wieder der Stammdaten Dialog des externen Teilnehmers und kann bearbeitet werden.