Vorgang übergeben

Vorgänge können an anderen Nutzer mit der gleichen Rolle übergeben werden (z.B. bei Urlaubsvertretung). Eine Übergabe kann nur durch den Nutzer vorgenommen werden, der aktuell auch die Bearbeitungsrechte für den Vorgang innehat, d.h. wenn

• für einen Vorgang auf Bedarfsträgerseite:

  • der Nutzer der aktuelle Bedarfsmelder des Vorgangs ist (*)

  • der Nutzer eine aktive Bedarfsmelder-Rolle inne hat (**)

• für einen Vorgang auf Beschafferseite:

  • der Nutzer der aktuelle Fachbetreuer des Vorgangs ist (*)

  • der Nutzer eine aktive Beschaffer-Rolle inne hat (**)

(*) bzgl. Übernehmen eines Vorgangs, um aktueller Bearbeiter zu werden: siehe Vorgang übernehmen (**) aktive Rolle: dem Nutzer ist eine entsprechende Rolle zugewiesen und der Nutzer ist aktiviert und nicht gesperrt oder deaktiviert

Vorgänge können unabhängig von deren aktuellem Status und der gesetzten Hauptkategorie (d.h. unabhängig von den zugehörigen Zuständigkeiten und Meldeberechtigungen) übergeben werden.

Die Übergabe erfolgt durch einen Klick auf die Schaltfläche [Vorgang übergeben] in der Detailansicht des Vorgangs.

Im sich dann öffnenden Dialog muss die Ziel‐Organisationseinheit und der gewünschte Empfänger-Nutzer des zu übergebenden Vorgangs ausgewählt werden. Der Ziel-Nutzer für die Übergabe muss die gleiche Rolle haben, wie der übergebende Nutzer, d.h. ein Vorgang kann nur von einem Bedarfsmelder an einen anderen Bedarfsmelder und *von einem Beschaffer an einen anderen Beschaffer übergeben werden. Ferner ist ein obligatorischer Kommentar anzugeben, warum die Übergabe geboten ist bzw. was den Übergebenden dazu bewogen hat.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche [Vorgang übergeben] in diesem Dialog vollzieht sich die Übergabe, gefolgt von einem Bestätigungsvermerk.

Anschließend wird auf die Übersichtsseite der Meldungen (Bedarfsträger > Meldungen) weitergeleitet.

An den neuen Bearbeiter erfolgt eine Benachrichtigung per Mail mit Informationen zur Übergabe (inkl. dem Kommentar des Übergebenden).

Der gewählte Nutzer und die gewählte OE sind ab diesem Zeitpunkt dem Vorgang als Bedarfsmelder/Beschaffer bzw. betreuende OE zugeordnet.

Übergeben von Vorgängen ins Archiv

Um abgeschlossene Vorgänge aus den „aktiven“ Übersichten zu entfernen, wurde das so genannte Archiv geschaffen.

Das Archiv ist eine System(-gesteuerte) OE, die in jeder Behörde automatisch angelegt wird und die administrativ nicht entfernt werden kann. Sie dient als Ablageort für abgeschlossene Vorgänge - dies schließt abgebrochene und aufgehobene Vorgänge ein.

Sobald ein Vorgang einen finalen Status erreicht hat, steht auch das Archiv der Behörde des Vorgangs als auswählbares Ziel für die Übergabe zur Verfügung. Falls bei Übergabe eines Vorgangs auch der neue Bearbeiter ausgewählt werden muss, kann hierfür der System(-gesteuerte) Nutzer Archivar verwendet werden (falls es keinen alternativen Nutzer gibt, der dem Archiv zugeordnet wurde). Auch der Archivar wird automatisch bei Anlage einer Behörde mit in dieser angelegt und kann ebenfalls nicht administrativ entfernt werden.

Vorgänge, die der Archiv-OE einer Behörde zugeordnet sind, werden nur noch in einer speziellen Übersicht Archiv innerhalb der Übersichten für die einzelnen Vorgangstypen angezeigt und standardmäßig aus allen anderen Übersichten herausgefiltert. Dies soll die Übersichtlichkeit und den Fokus der Übersichten mit „aktiven“ Vorgängen unterstützen.

(vgl. auch Übersichten aller freigegebenen Ex-ante Meldungen)

Vorgänge, die aktuell im „Archiv-Bereich“ liegen, sollen zukünftig in externe Archiv-Systeme ausgelagert werden können und damit die Möglichkeit geschaffen werden, sie aus dem „aktiven Arbeitsdatenbestand“ zu entfernen.