Verknüpfte Vergabeverfahren (VV)

Steht eine technische Anbindung an den AI VERGABEMANAGER (AI VM) zur Verfügung, haben Sie die Möglichkeit, im BET vorbereitete Vergaben automatisiert im AI VM anzulegen und den Prozessfortschritt sowie das Ergebnis dieser verknüpften Vergabe automatisiert im BET widerspiegeln zu lassen.

Verwenden Sie hierzu die Aktion [Vergabe anlegen] in einer VV „in Vorbereitung“. Im sich öffnenden Dialog zur „Anlage einer Vergabe in einem VMS“ wählen Sie dann die Option „im angebundenen AI VERGABEMANAGER (AI VM) anlegen“. Sollte Ihnen diese Option nicht zur Verfügung stehen, kann dies mehrere Gründe haben:

  • der AI VM ist nicht angebunden oder kann im Moment nicht erreicht werden

  • die Anbindung des AI VM ist aktuell nicht freigeschaltet

  • im AI VM haben Sie keinen Account

    • Hinweis: zur Ermittlung Ihres zugehörigen Accounts im AI VM wird Ihr Benutzername im BET verwendet – dieser muss mit dem Benutzernamen im AI VM übereinstimmen

Zur Anlage einer Vergabe aus dem BET heraus müssen dabei folgende Pflichtangaben gemacht werden:

  • Nutzer im AI VM –> Account im AI VM in dessen Namen die Vergabe angelegt wird

    • der zu verwendende Account im AI VM kann nicht frei gewählt werden, sondern muss mit Ihrem Benutzernamen im BET übereinstimmen (vgl. auch oben)

  • Organisationseinheit im AI VM –> entspricht der Organisationseinheit im AI VM für die die Vergabe angelegt wird

    • es stehen nur die Organisationseinheiten des Nutzer im AI VM zur Auswahl

  • Verfahrensvorlage –> mit welcher Verfahrensvorlage soll die Vergabe im AI VM angelegt werden

    • es stehen nur die Verfahrensvorlagen zur Auswahl die zur Anlage von Vergabeverfahren über die Schnittstelle des AI VM freigegeben wurden

  • BA-Nummer –> wird benötigt um das Aktenzeichen bei Anlage der Vergabe im AI VM zu generieren

    • sind in der VV Bedarfe aus unterschiedlichen Quellvorgängen gebündelt, soll hier die „führende“ BA-Nummer ausgewählt werden

Zur Anlage der „verknüpften“ Vergabe im AI VM bestätigen Sie den Dialag mit dem Button [Im VMS anlegen].

Ab diesem Zeitpunkt wird die VV im BET als „verknüpft“ geführt und Vergabeprozessfortschritt und -ergebnis werden automatisiert im BET widergespiegelt.