Teilnahme

Die Bearbeitung einer Teilnahme erfolgt über deren Detailansicht, die über Aufruf des direkten Links zur Teilnahme oder über die Übersicht der Meldungen auf Bedarfsträgerseite aufgerufen werden kann. Nur der aktuell zugeordneten Bedarfsmelder der Teilnahme darf diese bearbeiten.

Die Detailansicht einer Teilnahme gliedert sich dabei über so genannte Panels in folgende Bereiche:

In den Panels Stammdaten und Beschaffungsstelle werden die Stammdaten der Abfrage und die Kontaktdaten des Fachbetreuers und der erhebenden Organisationseinheit angezeigt. Über entsprechende Links des Abfrage-Kontext in den Stammdaten der Teilnahme kann zu der zugehörigen Abfrage abgesprungen werden.

Falls mit der Abfrage durch die erhebende Beschaffungsstelle zusätzliche Beschreibungen und Anmerkungen bereitgestellt wurden, finden sich diese im Panel Beschreibungen und Anmerkungen.

Im Panel Bedarfe befindet sich die Erfassungsübersicht für die einzelnen Bedarfe resp. Produkte/Leistungen, zu denen die Beschaffungsstelle Mengen abfragen möchte. Details auf Positionsebene können durch Anklicken der Details-Aktion einer Position aufgerufen werden.

Das Panel Fragebogen schließt sich nach unten hinter dem Bedarfe an, sofern durch die initiierende Beschaffungsstelle auch Fragen in die Anfrage mit aufgenommen wurden. Neben Bedarfsmengen hat der Fachbetreuer einer Abfrage auch die Möglichkeit, durch einen individuellen Fragebogen, flexibel weitere Details (zu den Bedarfen) vom Bedarfsträger abzufragen, wobei er auch den Typ der Fragen festlegt. Grundsätzlich gibt es freiwillig zu beantwortende Fragen und solche, die vor einer Abgabe der Teilnahme verpflichtend zu beantworten sind.

In Abhängigkeit der vom erhebenden Fachbetreuer der Abfrage eingestellten Optionen, kann im Rahmen der Teilnahme ein freier Kommentar (z.B. Bedarfsbegründung, Bemerkungen zu der Abfrage, u.ä.) durch den Bedarfsmelder mittels eines Freitextfeldes eingegeben werden. Dies erfolgt über das Panel Kommentar.

Das letzte Panel innerhalb einer Teilnahme in Vorbereitung bildet die automatisch befüllte Anzeige der Kontaktdaten des Bedarfsmelders und der teilnehmenden Organisationseinheit.

Erfassung von Bedarfsmengen

Die Bedarfsmengen können zu den abgefragten Bedarfspositionen, durch die Betätigung der Aktion Bearbeiten () in dem nachfolgend erscheinenden Dialog erfasst oder angepasst werden. Abhängig von den gewählten Optionen durch den Bedarfserheber, sind folgende Abfragewerte möglich: „Jahresweise“ oder „für die gesamte Vertragslaufzeit“ und dazu aufgeteilt in die Angaben: „geschätzte Abnahmemenge“ und „davon garantiert“. Abhängig von dieser Konfiguration kann der Bedarfsmelder dann entsprechend Bedarfsmengen zum abgefragten Bedarf erfassen. Die explizite Nullsetzung einzelner Positionswerte ist nicht notwendig, da leere Felder systemseitig genauso behandelt werden wie eingetragene Nullen.

Hat der Fachbetreuer der Abfrage einen freien Kommentar für die Position freigeschaltet, hat der Bedarfsmelder zusätzlich zur Eingabe der Bedarfsmengen optional die Möglichkeit, einen Freitext-Kommentar mit / zu der Position zu erfassen.

Durch Betätigung der Schaltfläche [Änderungen übernehmen] werden die Eingaben für den abgefragten Bedarf übernommen und direkt gespeichert.

Erfassung von Antworten auf Fragen

Die Antworten zu den mit der Abfrage ggf. mit veröffentlichten Fragen können direkt im Panel Fragebogen eingetragen. Entsprechend des Fragentyps findet direkt bei Eingabe eine syntaktische Validierung statt - d.h. ob bei Zahlenfragen auch nur Zahlenwerte eingegeben wurden. Die Validierung, ob Pflichtfragen beantwortet wurden, findet erst mit Abgabe der Teilnahme statt.

Kollaboratives Arbeiten

Ein kollaboratives Arbeiten im Rahmen einer Teilnahe ist möglich, indem ein Bedarfsmelder seinen Stand zwischenspeichert und hiernach ein anderer Bedarfsmelder an der Teilnahme weiterarbeitet.

Alle Benutzer mit der aktiven Bedarfsmelder-Berechtigung, die zur gleichen Organisationseinheit der einer Teilnahme gehören, haben die Möglichkeit, Ihre Bedarfsmengen und Antworten auf Fragen innerhalb dieser Teilnahme zu erfassen. Voraussetzung dafür ist, dass sich die Teilnahme im Status in Vorbereitung befindet. Solange dieser Status gilt, können alle Bedarfsträger der Organisationseinheit der Teilnahme verändern, sobald sie die Teilnahme übernommen haben oder ihnen die Teilnahme übergeben wurde. Fortschritte können in diesem Stadium wie gewohnt zwischengespeichert werden. Änderungen bzgl. der Bedarfsmengen werden automatisch gespeichert.