Bedarfsmeldung überarbeiten

Stellt die Beschaffungsstelle während der Bearbeitung einer BM fest, dass es noch Informationen gibt, die der Bedarfsträger anpassen oder nachreichen muss, kann sie die BM an den aktuellen Bedarfsmelder der BM zur Überarbeitung zurückgeben.

Die BM wechselt dann in den Status in Überarbeitung und der aktuelle Bedarfsmelder wird über die Rückgabe der BM per Mail informiert.

BM in Überarbeitung können vom aktuellen Bedarfsmelder bearbeitet werden, während die Beschaffungsstelle auf eine erneute Abgabe der BM wartet. Der aktuell zugeordnete Fachbetreuer auf Beschaffungsstellenseite bleibt bei Rückgabe der BM erhalten, so dass dieser weiterhin als Kontakt für Rückfragen des Bedarfsmelders geführt wird. Ebenso kann der Fachbetreuer den Bearbeitungsstatus der BM weiterhin lesend einsehen und den Bedarfsmelder ggf. auf die noch ausstehende Bearbeitung oder Wieder-Abgabe hinweisen.

Während die BM in Überarbeitung ist, kann der Bedarfsmelder nur die folgenden Bereich anpassen (d.h. überarbeiten):

  • Kontaktdaten der Ansprechpartner/in, Fachreferat

  • Kontaktdaten der Ansprechpartner/in, Haushalt

  • Angaben zur Bereitstellung von Haushaltsmitteln

  • sonstige Vermerke

Im Kapitel Bedarfsmeldung anlegen wird die Erfassung der Daten in diesen Bereichen näher beschrieben.

Die anderen Bereiche der BM (Stammdaten, Bedarfsverzeichniss, Anhänge) sind in diesem Prozessschritt der BM-Verarbeitung nicht mehr veränderbar.

Alternativ zur Rückgabe zur „Überarbeitung“ kann ein Beschaffer eine BM auch vollständig an den Bedarfsmelder zurückgeben. Dies ist aber nur möglich, solange auf Beschaffungstellenseite noch keine Änderungen am Bedarfsverzeichnis vorgenommen wurde (z.B. Ableitung oder Abschluss eines einzelnen Bedarfs).

Wird eine BM vom Beschaffer an den Bedarfsmelder zurückgegeben, wechselt diese in den Status in Vorbereitung zurück und kann vollständig (wie in Kapitel Bedarfsmeldung anlegen beschrieben) bearbeitet und erneut abgegeben (oder auch abgebrochen) werden. Beim Zurückgeben einer BM wird der aktuelle Fachbetreuer, die betreuende Organisationseinheit und die Betreuer der in der BM erfassten Bedarfe zurückgestetzt, so dass diese die BM auch nicht mehr sehen und auch nicht mehr als Ansprechpartner geführt werden. Die BM befindet sich somit in einem Zustand wie vor der Abgabe. Die Abgabe und Rückgabe der BM sind aber teil der Änderungshistorie der BM und können dort jederzeit eingesehen werden.