Fachliche Administration

Administratoren obliegt die Aufgabe das BET in einen Stand zu versetzen (und in diesem zu halten), bei dem die originären Anforderungen an das System (Zweck des Programmtools) für die vorgesehene, regelmäßige Nutzung vollständig und korrekt verfügbar sind. Es ist ihre Zuständigkeit Einheiten zu definieren, Einstellungen zur Sicherstellung der gewünschten Abläufe zu tätigen und Nutzer für die sachgerechte Ausübung ihrer Aktivitäten zu hinterlegen. Bei Bedarf sind alle genannten Handlungen eventuell auch wieder zurückzusetzen, zu revidieren oder zu löschen.

Administratoren sollten ein gewisses Verständnis für das BET aufbringen und die Zusammenhänge des Programms verstehen. Sie sollten in der Lage sein, aktiv Fehler zu analysieren und diese gegebenenfalls zu lösen bzw. weiter zu vermitteln. Wenngleich der Arbeitsaufwand einer durchschnittlichen Behörden‐Administration – mit Ausnahme der Ersteinrichtung –überschaubar ist, so handelt es sich dennoch um eine kontinuierliche Aufgabe. Aktuell lassen sich im BET drei Ausprägungen von Administratorrollen unterschieden, die sich im Wesentlichen durch den Zuschnitt des zu betreuenden Bereichs voneinander abgrenzen:

Der lokale Administrator (LA) - Betreuung der eigenen Behörde

Nutzern in der Rolle und mit den Rechten von lokalen Administratoren obliegt die Aufgabe, Ihre jeweilige Behörde im BET abzubilden. Dabei sind organisatorische Gegebenheiten zu berücksichtigen, die sich in der Anlage und Ausgestaltung von Organisationseinheiten und diesen zugewiesenen Rechten manifestieren. Ebenfalls ist aber auch das personelle Umfeld im BET zu hinterlegen. Nutzern müssen ihre inhaltlichen Rollen zugewiesen werden und sie sind auf die Organisationseinheiten ‐ entsprechend ihrem Tätigkeitfeld ‐ zu verteilen.

Der zentrale Administrator (ZA) - Betreuung der eigenen und strukturell zugeordneter Behörden

Aus organisatorischen Gründen kann es hilfreich sein einer Behörde weitere, eigenständige Behörden zuzuordnen. Für diese Konstellationen steht der zentrale Administrator zur Verfü‐ gung. Ihm ist es möglich die Aufgaben eines lokalen Administrators sowohl in der eigenen Behörde als auch in den einbezogenen Behörden zu übernehmen, ohne dass in den beigeordneten Einheiten eine eigene Administratorenrolle zwingend vergeben werden muss.

Der globale Administrator (GA) - Grundlegendes Customizing der Anwendung

Der globale Administrator hat prinzipiell die gleichen Rechte wie ein lokaler Administrator. Ein Unterschied besteht darin, dass er neue Behörden mit deren initialen Organisationsein‐ heiten und Systemusern anlegen kann. In Absprache mit den betroffenen Behörden nimmt er auf Begehr deren strukturelle Zuordnungen vor und vergibt unter der gleichen Prämisse die Rechte zur zentralen Administration.

Nachfolgend werden die systembasierten Tätigkeiten für die zuvor genannten Ausprägungen von Administratoren genauer beschrieben. Dabei legt dieses Handbuch einen besonderen Focus auf die sogenannten Behördenadministratoren. Als Inhaber von lokalen und zentralen Administrationsrechten stellen sie nahezu alle vergebenen Administratorenstellen dar und besitzen somit besondere Relevanz.

HINWEIS: Die in diesem Handbuch beispielhaft dargestellten Zuordnungen sind fiktiv und weisen keinen Bezug zu realen Gegebenheiten bei Behörden auf.