Rückgabe von Bedarfsmeldungen

Neben der Möglichkeit, mit Bedarfsmeldern über die in den Kontaktdaten der Bedarfsmeldung (wie E-Mail und Telefonnummer) in Kontakt zu treten, können Beschaffer den aktuellen Bedarfsmelder wie folgt in die Bearbeitung der BM innerhalb des BET einbeziehen.

Zurückgeben von BM

Solange die Beschaffungsstelle eine „in Bearbeitung“ befindliche BM (d.h. vom Bedarfsmelder abgegeben und von der Beschaffungsstelle übernommen) noch nicht weiter bearbeitet hat, d.h. noch keinen der gemeldeten Bedarfe bearbeitet hat (d.h. auf „vergabereif“ gesetzt, abgeleitet, gebündelt oder abgeschlossen), kann die BM vom Fachbetreuer der BM als Ganzes an den Bedarfsmelder zurückgegeben werden - z.B. damit der Bedarfsmelder Änderungen an den gemeldeten Bedarfen vornehmen kann.

Hierfür ist die Vorgangs-Aktion „Zurückgeben“ vorgesehen. Im Bestätigungsdialog wird ein Kommentar zur Rückgabe abgefragt.

Nach Bestätigung der Rückgabe:

  • bekommt der aktuell zugewiesene Bedarfsmelder eine Systembenachrichtigung (E-Mail), dass eine seiner BM von der Beschaffungsstelle zurückgegeben wurde (inkl. dem Kommentar des Fachbetreuers zur Rückgabe)

  • befindet sich die BM wieder im Status „in Vorbereitung“ beim und der Fachbetreuer wurde bei der Rückgabe zurückgesetzt und verhält sich damit wie eine BM, die noch gar nicht abgegeben wurde - d.h.

    • die BM ist nur für die Bedarfsmelderseite sichtbar (vgl. Übersicht zu Meldungen)

    • die BM kann komplett durch den aktuellen Bedarfsmelder bearbeitet werden (inkl. Veränderung der Bedarf, der Haushaltsdaten, etc.)

    • die BM kann vom aktuellen Bedarfsmelder abgebrochen

    • die BM kann vom aktuellen Bedarfsmelder erneut abgegeben werden

      • es gelten dabei die gleichen Voraussetzungen wie bei der Abgabe noch nie abgegebener BM (vgl. Meldung abgeben)

      • der Empfänger der wieder abgegebenen BM wird auf die gleiche Weise bestimmt, wie beim initialen Abgeben von BM (vgl. Meldung abgeben)

      • nach erneuter Abgabe befindet sich die BM wieder im Status „abgegeben“ bis ein Beschaffer der aktuell zugewiesenen Beschaffer-Organisationseinheit der BM diese übernimmt, wodurch sie dann wieder in den Status „in Bearbeitung“ wechselt und durch die Beschaffungsstelle weiter bearbeitet werden kann (vgl. Ex-ante Meldung übernehmen oder übergeben)

Zur Überarbeitung Zurückgeben von BM

Befindet sich eine BM „in Bearbeitung“ und wurden dabei bereits einzelne gemeldete Bedarfe bearbeitet (d.h. auf „vergabereif“ gesetzt, abgeleitet, gebündelt oder abgeschlossen), kann die BM vom aktuellen Fachbetreuer nur noch „zur Überarbeitung“ an den Bedarfsmelder zurückgegeben werden, um ihn in die Bearbeitung der BM im BET selbst mit einzubeziehen.

Hierfür ist die Vorgangs-Aktion „Zur Überarbeitung“ vorgesehen. Im Bestätigungsdialog wird ein Kommentar zur Rückgabe abgefragt.

Nach Bestätigung der Rückgabe zur Überarbeitung:

  • bekommt der aktuell zugewiesene Bedarfsmelder eine Systembenachrichtigung (E-Mail), dass eine seiner BM von der Beschaffungsstelle zur Überarbeitung zurückgegeben wurde (inkl. dem Kommentar des Fachbetreuers zur Rückgabe)

  • befindet sich die BM im Status „in Überarbeitung“

  • bleibt die BM für die Beschafferseite und die Bedarfsmelderseite sichtbar (Fachbetreuer und Bedarfsmelder bleiben weiter zugewiesen und werden bei dieser Art der Rückgabe nicht verändert)

  • kann die Beschaffungsstellen-Seite keine Änderungen an der BM vornehmen

    • das Übergeben/Übernehmen der BM auf Beschafferseite durch Fachbetreuer ist aber weiterhin möglich

  • kann der aktuelle Bedarfsmelder die BM nur noch in bestimmten Bereichen bearbeiten:

    • Ansprechpartner Haushalt/Fachreferat

    • Haushaltsdaten

    • Erklärungen zur BM

    • Kommentar zur BM

  • sind die anderen Bereiche zur weiteren Bearbeitung durch die Bedarfsmelderseite gesperrt

    • Stammdaten

    • Bedarfe

  • kann BM kann vom aktuellen Bedarfsmelder nicht mehr abgebrochen werden

  • kann die BM vom aktuellen Bedarfsmelder erneut abgegeben werden

    • der Empfänger der BM ist der aktuell zugewiesene Fachbetreuer der BM (wurde bei der Rückgabe zur Überarbeitung nicht zurückgesetzt - vgl. oben)

    • die BM befindet sich dann wieder im Status „in Bearbeitung“

    • kann der aktuell zugewiesene Fachbetreuer und die Beschaffungsstelle die BM wie gehabt bearbeiten (als wäre sie zum ersten Mal abgegeben worden)