Der zentrale Administrator (ZA)
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Die strukturelle Voraussetzung
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Aus organisatorischen Gründen kann es vorkommen, dass einer Behörde weitere, eigenstän‐
dige Behörden zugeordnet werden. Das kann beispielsweise in einem formal hierarchisch
strukturierten Behördenverständnis begründet sein, welches systemseitig wiedergespiegelt
werden soll. Gleichwohl kann es aber auch auf rein pragmatischen Gesichtspunkten
beruhen, da die zugeordneten Behörden über keine selbständigen Beschaffungseinheiten
verfügen wollen oder können.
Solche strukturellen Stufungen von Behörden schaffen erst die Voraussetzung für die Ein‐
richtung zusammenfassender Funktionen. Für diese Konstellationen steht der zentrale
Administrator zur Verfügung. Ihm ist es möglich die Aufgaben eines lokalen Administrators
sowohl in der eigenen Behörde als auch in den einbezogenen Behörden zu übernehmen,
ohne dass in den beigeordneten Einheiten eine eigene, lokale Administratorenrolle
zwingend vergeben werden muss.
Die inhaltliche Ausgestaltung der Rolle des ZA
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Der zentrale Administrator ist ein Intermediär. Grundsätzlich kann die Funktion des zentra‐
len Administrators damit beschrieben werden, dass er jeweils einen lokalen Administrator
für verschiedene Behörden darstellt, was jedoch in einer Position zusammengefasst wird.
Sämtliche Funktionen des lokalen Administrators stehen dem zentralen Administrator voll‐
umfänglich zur Verfügung, um sowohl eigene als auch strukturell zugeordnete Behörden zu
betreuen ‐ nicht mehr. Konsequenterweise und um einen gewissen Missbrauch vorzubeu‐
gen, kann der zentrale Administrator folglich keine Behörden anlegen und auch keine
Behörden strukturell verschieben.
Um als zentraler Administrator wirken zu können müssen, neben der Rechtezuteilung, auch
jener Behörde, in der der zentrale Administrator beheimatet ist, weitere Behörden
strukturell zugeordnet werden. Die Administrationsrechte beziehen sich dabei ausschließlich
auf die Beheimatungsbehörde und die strukturell darunter zugeordneten Behörden im Top‐
down Verfahren. Eine umgekehrte Administration ist nicht möglich.
Indes kann in der Behörde des zentralen Administrators auch ein lokaler Administrator
benannt werden, dessen Funktion sich allerdings lediglich auf diese Behörde erstreckt, unter
der er konkret angelegt wurde. Die Entfaltung der Rechte im Top‐down Verfahren außerhalb
der Beheimatungsebene ist hier nicht gegeben.
HINWEIS: Die Anlage, Ausgestaltung und Änderung solcher Behördenstrukturen – wobei hier
nicht die Ausdifferenzierung einer Behörde in diverse Organisationseinheiten gemeint ist – wird
auf Wunsch und in Abstimmung mit den entsprechenden Behörden ausschließlich durch die
Globaladministration im BeschA durchgeführt.
**Zusätzliche Bearbeitungssichten des ZA**
Dem zentralen Administrator stehen für seine Tätigkeiten einige Sichten zur Verfügung, die
die Verwaltung derjenigen Behörden sicher und einfach gewährleisten sollen, für die er
zuständig ist. Inhaber der zentralen Administrationsrechte finden in der Navigationsleiste
oben links ein Drop‐down Menü. Es steht bei der Anmeldung initial auf »Behörden« und
zeigt in der darunterliegenden Übersicht alle diejenigen Behörden an, auf die der
Administrator zugriffsberechtigt ist.
Durch einen Doppelklick auf eine [Behörden‐Zeile] gelangt der zentrale Admin in die Detail‐
ansicht der gewünschten Behörde. Es handelt sich sodann um die gleiche Darstellung, die
auch dem lokalen Administrator zur Verfügung steht und bearbeitet werden kann (siehe
Kapitel 4.1 ebenda).
Einstiegsbildschirm ‐ beispielhafte Behördenübersicht eines zentralen Administrators
Das Drop‐down Menü in der Navigationszeile bietet dem zentralen Administrator noch
weitere Funktionen. Öffnen Sie die Liste mit einem Klick auf den Abwärtspfeil und treffen Sie
danach eine Auswahl.
Funktionsauswahl eines ZA
In der Übersicht »Organisationsstruktur« kann die strukturelle Gliederung sowohl der
eigenen als auch der zugeordneten Behörden, mit ihren jeweiligen OEn kontrolliert werden.
Hierzu können die links in den Zeilen angeordneten Knotensymbole gedrückt werden, wobei
[+] eine tieferliegende Struktur öffnet und [‐] sie wieder schließt.
HINWEIS: Um einer gewissen Beliebigkeit der Rollenvergabe vorzubeugen wird die Rolle des
zentralen Administrators ausschließlich auf Antrag durch den globalen Administrator vergeben.
exemplarische Übersicht einer Organisationsstruktur
In der Übersicht »Benutzer« sieht der zentrale Administrator alle Anwender sowohl der
eigenen als auch der zugeordneten Behörden in einer übersichtlichen Liste. Durch die
Anwahl einer [Benutzer‐Zeile] durch Doppelklick gelangt man in die Detailansicht des
gewünschten Benutzers. Es handelt sich sodann um die gleiche Darstellung, die auch dem
lokalen Administrator zur Verfügung steht und bearbeitet werden kann (siehe Kapitel 4.1
ebenda).
Um einen neuen Nutzer anzulegen, hat der zentrale Administrator die Möglichkeit diesen
direkt aus der Übersicht heraus hinzuzufügen, ohne zuvor erst in die entsprechende Behörde
wechseln zu müssen. Hierzu wählt er die Schaltfläche [Hinzufügen] in der Übersicht. Die
Anlage selbst erfolgt nach bekanntem Schema (vergleiche 4.1.2.1). Der einzige Unterschied
besteht darin, dass es bei den »Identifikationsdaten« nun ein Auswahlfeld hinter der
„Behörde“ gibt, das sonst fest befüllt ist mit der Behörde, in der man sich gerade befindet.
Hier muss die Auswahl nun manuell erfolgen.
exemplarische Benutzer Liste aus Sicht eines ZA
Benutzer Anlage aus der Übersichtsliste heraus